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Wissenswertes von A-Z

Hier haben wir für Sie noch einmal alles Wissenswerte rund um die Förderung zusammengestellt: von A wie Abrechnungszeitraum bis Z wie Zwischennachweis.

Unterkunft und Verpflegung

Ausgaben für Unterkunft und Verpflegung können nur dann beantragt beziehungsweise abgerechnet werden, wenn sie den Vorgaben des aktuellen Bundesreisekostengesetzes (BRKG) entsprechen. Übernachtungsgeld ist grundsätzlich bis zu einer Höhe von 70 Euro/Nacht zuwendungsfähig. Als Ausgaben für Verpflegung können analog BRKG pro Person/pro Tag maximal 28 Euro abgerechnet werden. Als Richtwerte gelten:

  • Frühstück maximal 5,60 Euro
  • Mittagessen maximal 11,20 Euro
  • Abendessen maximal 11,20 Euro

Die Ausgaben müssen durch Beleg nachweisbar sein.

Weitere Informationen können Sie dem Merkblatt „Zuwendungsfähige Ausgaben/Höchstsätze“ im Downloadbereich entnehmen.

Dokumente zum Download

Unterschriften

Der Antrag, der Weiterleitungsvertrag und der Zwischen- beziehungsweise Verwendungsnachweis müssen von einer zeichnungsberechtigten Person unterschrieben werden. In der Regel ist dies die Geschäftsführung, der Prokurist oder Vorstand. Für die Mittelanforderung genügt die Unterschrift der Projektleitung.

Valorisierte Leistungen

Leistungen, denen kein realer Geldfluss gegenübersteht (zum Beispiel freiwillige, ehrenamtliche Arbeitsleistung im Projekt oder kostenfrei bereitgestellte Infrastruktur), nennt man auch valorisierte Leistungen. Diese Leistungen können nicht als Eigenanteil angerechnet werden. Alle aufgeführten Ausgabenpositionen müssen auf "geldlichen" Zahlungen basieren. Eine Verrechnung mit nicht ausgezahlten Leistungen als Sicherung des Eigenanteils, zum Beispiel ehrenamtliche Arbeit, ist ausgeschlossen.

Vergabe im Wettbewerb

Die Vergabe von Liefer- und Dienstleistungen muss unter Wahrung des Grundsatzes der Wirtschaftlichkeit erfolgen und ist dem Wettbewerb zu unterstellen. Die sich aus den geschätzten Auftragswerten ergebenden Vergabeverfahren sind im Weiterleitungsvertrag geregelt. Bitte orientieren Sie sich demnach hinsichtlich der Vergabeschwellenwerte an Ihrem jeweiligen Weiterleitungsvertrag.

Das Vergabeverfahren ist von Anfang an schriftlich zu dokumentieren. Ein Vergabevermerk muss, abhängig vom gewählten Vergabeverfahren, folgende Punkte beinhalten:

  • die Vergabeentscheidung (Begründung für die Auswahl des Angebots),
  • gegebenenfalls das Ergebnis der Preisermittlung/Markterkundung,
  • gegebenenfalls die eingegangenen Angebote,
  • gegebenenfalls die Bieter, die zur Angebotsabgabe aufgefordert wurden.

Alle die Vergabe dokumentierenden Originale (zum Beispiel Ausschreibungen und Angebote) sind dem Vergabevermerk beizufügen und auf Nachfrage vorzulegen.

Vertiefte Prüfung

Bei der vertieften Prüfung werden die zuwendungsfähigen Ausgaben anhand von zahlungsbegründenden Unterlagen (Verträge, et cetera), Belegen (Rechnungen) und Zahlungsnachweisen (zum Beispiel Kontoauszüge) geprüft. Die vertiefte Prüfung durch die entsprechende Prüfeinrichtung von Engagement Global betrifft sowohl stichprobenartig ausgewählte Projekte als auch Verwendungsnachweise von Erstempfängern, welche im Falle einer vertieften Prüfung gesondert zur Einreichung aller Belege aufgefordert werden.

Verwaltungskosten

Verwaltungskosten sind Ausgaben für den allgemeinen Personal- und Sachaufwand, der bei der Wahrnehmung der satzungsgemäßen Aufgaben (Geschäftszweck) in einer Organisation mittelbar entsteht und einem bestimmten Projekt nicht direkt zugeordnet werden können (zum Beispiel Buchhaltung, Büromiete, Geschäftsbedarf, Kommunikation, Internet und anderes). Die Verwaltungskosten müssen mittels eines plausiblen Schlüssels auf alle Projekte/Maßnahmen der Organisation umgelegt werden und können beim FEB im Rahmen eines Projektes mit beantragt werden. Die Verwaltungskosten sind in der Belegliste des zahlenmäßigen Nachweises in Form eines einzelnen Eigenbelegs auszuweisen.

Die Verwaltungskosten können anteilig mit bis zu zehn Prozent der zuwendungsfähigen Projektausgaben abgegolten werden.

Verwendungsnachweis

Nach Abschluss des Projektes muss ein Verwendungsnachweis eingereicht werden. Im Sachbericht werden die erzielten Projektergebnisse dargestellt. Im zahlenmäßigen Nachweis müssen alle im Projektverlauf entstandenen Einnahmen und Ausgaben aufgeführt werden. Dieser finanzielle Teil besteht aus Belegliste und Soll-Ist-Vergleich auf der Basis des dem Vertrag zugrundeliegenden Finanzierungsplans. Der Verwendungsnachweis ist spätestens drei Monate (für Projekte, deren Laufzeit am 1. Januar 2023 (und später) beginnt: spätestens vier Monate) nach Ende des Förderzeitraums elektronisch per E-Mail (siehe unten) sowie auf dem Postweg beim FEB einzureichen. Alle relevanten Informationen zur Erstellung eines Verwendungsnachweises finden Sie unter Projektabschluss und -abrechnung.

Projektabschluss und -abrechnung

Vorsteuerabzugsberechtigung

Sofern Ihre Organisation zum Vorsteuerabzug berechtigt ist, sind sämtliche Ausgaben ausschließlich in Nettobeträgen abzurechnen. Erstattungsfähige Ausgaben sind grundsätzlich nicht zuwendungsfähig.

Vorzeitiger Projektbeginn

Ausgaben können grundsätzlich nur anerkannt werden, wenn sie innerhalb des vertraglich festgelegten Förderzeitraumes entstehen. Der Förderzeitraum beginnt im Regelfall mit der Unterzeichnung des Weiterleitungsvertrages. Ist die inhaltliche Notwendigkeit eines Maßnahmenbeginns vor der Unterzeichnung des Weiterleitungsvertrags gegeben, kann direkt im Formular „FEB-Projektantrag“ ein vorzeitiger Projektbeginn beantragt werden. Die Durchführung von Projektaktivitäten bis zum Vertragsabschluss und die damit einhergehende Vorfinanzierung geschehen bis zum Förderentscheid auf eigenes Risiko.

Mehr Infos zum Förderzeitraum

Weiterleitungsvertrag

Im Falle einer Förderung wird ein privatrechtlicher Weiterleitungsvertrag zwischen Zuwendungsempfänger und Engagement Global geschlossen. Auf Basis dieses Weiterleitungsvertrages leitet Engagement Global die Zuwendung des BMZ an den Zuwendungsempfänger weiter. Der Weiterleitungsvertrag enthält alle relevanten Förderbestimmungen, die verbindlich festgelegten Maßnahmen und Aktivitäten und weitere Regelungen, zum Beispiel zur Verwendung der Zuwendung, zur Vergabe von Aufträgen, zur Öffentlichkeitsarbeit sowie zu Mitteilungspflichten im Rahmen des Projektes. Der Vertrag sollte aufmerksam gelesen werden und kann während der Projektdurchführung als Hilfestellung herangezogen werden.

Einen Muster-Weiterleitungsvertrag finden Sie im Downloadbereich:

Dokumente zum Download

Zahlenmäßiger Nachweis/Soll-Ist-Vergleich

Die finanzielle Projektabwicklung wird anhand des Soll-Ist-Vergleichs geprüft, der im Rahmen des Verwendungsnachweises oder Zwischennachweises zu erstellen ist. Bei dem Soll-Ist-Vergleich wird der vertraglich festgelegte Finanzierungsplan den tatsächlich angefallenen Ausgaben gegenübergestellt. Beachten Sie hierbei die entsprechenden Formulare im Downloadbereich.

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Ziele, Indikatoren, Instrumente

Projektziele beschreiben die positiven Veränderungen, die durch ein Projekt direkt erreicht und mittelbar angestoßen werden sollen. Die Ziele müssen in Hinblick auf Zielgruppenerreichung und Umsetzung realistisch formuliert sein, sodass eine Erfolgskontrolle durch einen Vergleich zwischen geplanten und erreichten Zielen möglich ist. Um die Zielerreichung zu überprüfen, müssen quantitative und qualitative Indikatoren sowie Instrumente zur Datenerhebung (zum Beispiel Fragebögen oder Teilnehmerlisten) formuliert werden. Weitere Informationen finden Sie im „Leitfaden zum Projektantrag“ unter Downloads.

Dokumente zum Download

Zuwendungsfähige Ausgaben

Die Unterscheidung zwischen geplanten und zuwendungsfähigen Ausgaben ist im Finanzierungsplan und im Soll-Ist-Vergleich des zahlenmäßigen Nachweises unbedingt zu berücksichtigen. Geplante Ausgaben umfassen alle Ausgaben, die im Rahmen des Projekts anfallen. Davon gelten jene Ausgaben als zuwendungsfähig, die im Rahmen der Förder- und gesetzlichen Bestimmungen abgerechnet werden können. Internationale Reisekosten, die zu einem beantragten Projekt gehören, können beispielsweise nicht veranschlagt werden und sind daher zwar geplante, aber nicht zuwendungsfähige Ausgaben. Die prozentuale Projektförderung orientiert sich an den zuwendungsfähigen Gesamtausgaben. Nähere Informationen dazu können unter anderem dem Merkblatt „Zuwendungsfähige Ausgaben/Höchstsätze“ unter Downloads entnommen werden.

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Zwischennachweis

Bei überjähriger Projektförderung gilt, dass nach Abschluss eines Förderjahres, spätestens jedoch bis zum 31. März des Folgejahres (für Projekte, deren Laufzeit am 1. Januar 2023 (und später) beginnen: spätestens bis zum 28. Februar des Folgejahres), ein Zwischennachweis – bestehend aus Sachbericht und zahlenmäßigem Nachweis (Soll-Ist-Vergleich auf der Basis des Finanzierungsplans – ohne Belegliste) dem FEB digital per E-Mail (siehe unten) sowie auf dem Postweg vorzulegen ist.

nachweise@engagement-global.de

Engagement Global behält sich im Einzelfall vor, ergänzend eine Belegliste einzufordern. Wenn bei überjähriger Förderung der Berichtszeitraum für ein Haushaltsjahr drei Monate nicht überschreitet, kann der Sachbericht des Zwischennachweises mit dem nächsten fälligen Sachbericht verbunden werden. Der zahlenmäßige Nachweis muss für jedes Haushaltsjahr eingereicht werden. Alle relevanten Informationen zur Erstellung eines Zwischennachweis finden Sie unter dem Bereich Projektabschluss und -abrechnung.

Projektabschluss und -abrechnung