Projektförderungen und Covid-19

Viele der über das FEB geförderten Projekte können derzeit leider nicht wie geplant durchgeführt werden. Das FEB-Team arbeitet daran, eingehende Fragen schnellstmöglich zu klären und zu beantworten. Darüber hinaus haben wir, Prozesse und Vorgänge zum Teil auf digitale Verfahren umgestellt, um Sie und uns so weit wie möglich arbeitsfähig zu halten.

Vor diesem Hintergrund hat uns unter anderem VENRO in dankenswerter Weise zahlreiche Fragen von Trägern übermittelt, die wir intensiv mit dem BMZ diskutiert haben. Über die Ergebnisse dieser Erörterungen möchten wir Sie im Folgenden in Form von „FAQ“ informieren. Diese werden fortlaufend an die aktuellen Rahmenbedingungen angepasst (letzte Aktualisierung Oktober 2020). Sollten Sie weitere wichtige Fragen haben, zu denen Sie im Folgenden keine Antworten finden, wenden Sie sich bitte gern an uns.

Mit dem offenen Brief von VENRO, DNR und Klima-Allianz Deutschland vom 31. März 2020 haben die Verbände selbst deutlich gemacht, dass wesentliche und grundsätzliche Sonderregelungen nur auf Ebenen oberhalb von Engagement Global notwendig sind und mindestens zum Teil gesetzgeberisches Handeln erfordern. Bitte haben Sie Verständnis, dass es weder Engagement Global noch dem BMZ möglich ist, die Bundeshaushaltsordnung oder andere verbindliche Rechtsvorschriften eigenmächtig außer Kraft zu setzen oder nicht zu beachten.

Bitte beachten Sie, dass diese Handlungsoptionen einer besonderen Ausnahmesituation geschuldet sind. Wenn - hoffentlich bald - wieder Normalität eingekehrt sein wird, werden die regulären Verfahren wieder Anwendung finden.

Wir arbeiten momentan sowohl im Homeoffice als auch im Büro und sind weiterhin auf den üblichen Wegen - per E-Mail oder telefonisch - für Sie erreichbar.

1.1 Besteht die Möglichkeit, die Verausgabungsfristen zu verlängern und/oder auf die Zahlung von Sollzinsen zu verzichten?

Bei bereits vor der Krise angeforderten Mitteln aus dem laufenden Haushaltsjahr, die nicht innerhalb der vorgesehenen Frist verausgabt sind, kann in - mit Implikationen der Corona-Krise nachvollziehbar begründeten - Einzelfällen trotz Fristablauf auf Antrag vorübergehend von einer Rückforderung sowie von einer Zinserhebung abgesehen werden (maximal zwei Monate). Der Antrag ist rechtzeitig vor Ablauf der Auszahlungsfrist zu stellen.

Für anstehende Mittelanforderungen raten wir Ihnen dringend, vorab sorgfältig zu prüfen, ob sie in der regulären Frist verausgabt werden können. Nicht verausgabte Mittel müssen nach Ablauf der Frist entweder an Engagement Global zurückgezahlt oder Sollzinsen berechnet und bezahlt werden. Ein Absehen von Zinsen ist in diesem Fall nicht möglich, da Schwierigkeiten in der Verausgabung abzusehen waren.

Ein pauschaler Verzicht auf die Erhebung von Sollzinsen auf abgerufene, aber nicht fristgerecht verwendete Mittel ist Engagement Global rechtlich nicht möglich. Wir werden aber entsprechende Anträge, die bitte kurz, aber aussagekräftig (bitte nicht nur „wegen Corona“) zu begründen sind, wohlwollend prüfen.

1.2 Wird es die Möglichkeit geben, unproblematisch Anpassungen innerhalb des genehmigten Finanzierungsplans zu beantragen?

Wenn in einem Projekt bedingt durch Covid-19 neue Aktivitäten aufgenommen oder bereits beantragte Aktivitäten ausgeweitet werden müssen, so sind Abweichungen der Einzelansätze des Finanzierungsplans auf Basis der jeweils für die Programme geltenden Regelungen ohne Zustimmung möglich. Originäres Ziel und Zweck des Projektes soll in jedem Fall weiter sichergestellt sein. Sie müssen jedoch vorher Ihrer Mitteilungspflicht nachkommen und uns über die geplanten Änderungen informieren, was formlos möglich ist. Auf Grundlage Ihrer Information wird im Einzelfall entschieden, wie weiter verfahren werden muss.

1.3. Ist eine Verschiebung von bewilligten Fördermitteln ins Folgejahr möglich?

Es ist nicht absehbar, dass die Jährlichkeit des Haushalts durch das BMF aufgehoben wird, entsprechend ist es nicht möglich, bewilligte Fördermittel von 2020 nach 2021 zu verschieben.

2.1 Wird es eine unkomplizierte Möglichkeit geben, Laufzeitverlängerungen zu beantragen?

Eine unterjährige kostenneutrale Laufzeitverlängerung ist bei Vorliegen einer entsprechenden Begründung per Vertragsänderung möglich. Eine überjährige Laufzeitverlängerung ist grundsätzlich ebenfalls möglich, hier stehen allerdings im Folgejahr keine zusätzlichen FEB/BMZ-Mittel zur Verfügung, alle Ausgaben müssen daher aus Eigen- und Drittmitteln bestritten werden.

2.2 Inwieweit besteht Flexibilität bzgl. der Anpassung der Aktivitäten an die Covid-19- Situation?

Projekte sollen möglichst flexibel auf notwendige Bedarfe infolge von Covid-19 reagieren und Aktivitäten entsprechend anpassen können. Ihrer Mitteilungspflicht müssen Sie aber nachkommen, die formlos per E-Mail erfolgen kann. Auf Basis der Mitteilung werden wir prüfen, welche Schritte unternommen werden müssen. Zustimmungspflichtige Änderungen müssen Sie uns zeitnah und zunächst per E-Mail mitteilen, um der Dringlichkeit notwendiger Anpassungen gerecht zu werden. Gemeinsam mit Ihnen klären wir dann die Details der Einreichung eines formalen Änderungsantrags.

2.3. Wie können und sollen bei bereits zugesagten FEB-Projektförderungen Corona-bedingte Änderungen im Prozessschritt „Anpassung“ berücksichtigt werden?

Eine konkrete und realistische Umplanung der Aktivitäten auf die aktuelle Situation kann im Anpassungsformular erfolgen. Sofern eine konkrete und realistische Umplanung derzeit noch nicht möglich ist, wird im Projektverlauf eine Änderung per Änderungsantrag/ -vertrag vorgenommen. Grundsätzlich ist auch eine zeitliche Verschiebung des Projektstarts möglich, sofern dies von Trägerseite als zielführend eingeschätzt wird. Dann müssen die Maßnahmen, möglicherweise das Wirkungsgefüge und die Finanzplanung entsprechend angepasst werden.

2.4. Wie ist bei Mehr- oder Minderausgaben in 2020 vorzugehen?

Bei Minderausgaben reduziert sich die FEB-Fördersumme anteilig aufgrund der Anteilfinanzierung. Es dürfen nur Mittel in der benötigen Höhe angefordert werden, sonst können Fördermittel zurückgefordert werden.

Bei Mehrausgaben kann eine Aufstockung im Rahmen des üblichen Verfahrens angefragt werden. Es besteht jedoch kein rechtlicher Anspruch auf die Gewährung einer Aufstockung.

3.1 Können Berichtsfristen verlängert werden?

Anträge auf Verlängerung der Einreichungsfrist für Nachweise unter Bezugnahme auf die Pandemie werden bei hinreichender Begründung genehmigt. Bitte reichen Sie dazu einen formlosen Antrag mit einer nachvollziehbaren Begründung bei uns ein. Eine Fristverlängerung von bis zu drei Monaten ist denkbar.

3.2 Kann die Zuordnung zu Kostenpositionen ggf. nach dem Nachweis nachgereicht werden?

Nein, es kann nur ein fertiger und vollständiger Nachweis eingereicht werden.

3.3 Kann eine Verlängerung der Vorlagefrist von Nachweisen pauschal für alle laufenden Projekte eines Trägers genehmigt werden?

Eine pauschale Verlängerung der Abgabefrist kann nicht erteilt werden. Sollten Sie jedoch eine Liste der betroffenen Projekte mit Projektnummern und einer plausiblen Begründung vorlegen, kann Ihnen eine zusammenfassende Verlängerung als Ausnahme genehmigt werden.

4.1 Werden sich die Abgabefristen für neue Projektanträge durch die Krisensituation verändern?

Die Antragsfristen werden beibehalten. In Einzelfällen kann ein begründeter Aufschub von maximal zwei Wochen (formlos) beantragt werden. Bitte beachten sie jedoch, dass später eingehende Anträge von uns erst nach den fristgerecht vorliegenden Anträgen bearbeitet werden können.

4.2 Neuanträge basieren auf Annahmen, die die dynamische Krisensituation nicht überschauen können. Wie flexibel ist Engagement Global bzgl. Änderungen kurz vor Antragseinreichung? „Flexible Anpassungen an zum Projektstart herrschende Verhältnisse“

Es sollte in der Konzeption schon berücksichtigt werden, welchen Einfluss Covid-19 auf das Projekt haben und wie das Projekt ggf. angepasst werden könnte (Risikoanalyse).
Zuwendungsrechtlich können nur jene Ausgaben finanziert werden, die im Antrag beschrieben sind. Sollten in einem Projekt zu Beginn Anpassungen aufgrund von Covid-19 notwendig sein, müssen Sie uns dies mitteilen, worauf wir prüfen werden, wie flexibel verfahren werden kann.

Bitte beachten Sie auch die untenstehenden Hinweise unter „Einreichung von Projektanträgen zum 31.Oktober 2020“

Selbstverständlich können grundsätzlich überhaupt nur unvermeidbare Kosten erstattet werden. Achten Sie also bitte auf die aktuell in vielen Fällen sehr kulant gehandhabte Rückzahlung von Ticketkosten etc.

5.1 Können angefallene Kosten zu abgesagten Projektreisen über das Projekt abgerechnet werden (Stornogebühren)?

Insbesondere für den Anfangszeitraum der Pandemie sind bei Projektreisen unvermeidbare Ausgaben im Zusammenhang mit der Stornierung aufgrund von Covid-19 gemäß Bundesreisekostengesetz (BRKG) abrechenbar. Zu den erstattungsfähigen Auslagen gehören hier unter anderem Kosten für die Stornierung von Flug- und Fahrscheinen sowie der Hotel-/Unterkunftsreservierung. Bitte erörtern Sie den Sachverhalt im Zwischen- beziehungsweise Verwendungsnachweis.

5.2 Können Ausgaben zur Vorbereitung von nun ausfallenden Veranstaltungen über das Projekt abgerechnet werden?

Solange zum Zeitpunkt des Vertragsschlusses nicht vorhersehbar war, dass die eigentliche Aktivität nicht umgesetzt werden kann, können diese Maßnahmen mit Begründung abgerechnet werden. Mit Bekanntheit der Risiken sollten vorbereitende Maßnahmen zurückgefahren beziehungsweise gestoppt werden.

5.3 Sind Stornierungsgebühren (zum Beispiel bei Tagungshäusern) im FEB zuwendungsfähig?

Stornierungskosten sind bei begründeten Ausfällen von Veranstaltungen in der Regel zuwendungsfähig.

Engagement Global wird Ausfälle als „begründet“ werten und entsprechend die unvermeidbaren Stornierungskosten als zuwendungsfähig anerkennen, wenn diese Ausfälle auf eine Absage wegen der Corona-Pandemie zurückgehen. Dies gilt rückwirkend ab dem 1. März 2020 bis einschließlich Juli 2020.

Dies soll FEB im Projektverlauf mitgeteilt werden, muss im Zwischen- beziehungsweise Verwendungsnachweis nochmals erläutert werden und wird dann im Rahmen der Verwendungsnachweisprüfung geprüft.

Für Fragen zu der Übernahme von Stornierungsgebühren ab dem 1. August 2020 wenden Sie sich bitte mit Ihrem konkreten Anliegen an Ihre Ansprechpartnerin oder Ihren Ansprechpartner des FEB.

5.4 Sind Ausfallhonorare im FEB zuwendungsfähig?

Für Ausfallhonorare gelten die jeweils vereinbarten Vertragsbestimmungen zwischen den Trägern und den Dienstleistern oder Referentinnen und Referenten.

6.1 Inwiefern können elektronische Signaturen für Vertragsdokumente, Antragsdokumente und Mittelabrufe etc. genutzt werden?

Weiterleitungsverträge und Nachweise werden auch auf Basis digital eingereichter Dokumente bearbeitet, Originaldokumente müssen jedoch nachgereicht werden. Details zum Verfahren erfahren Sie von Ihren programmspezifischen Ansprechpersonen bei Engagement Global.

Für Mittelabrufe gelten ab dem 1. Oktober 2020 die unten stehenden Regelungen.

6.2 Wird es auf Grund von Covid-19 zu Verzögerungen bei der Beantragung und Zuwendung von Seiten Engagement Global/BMZ kommen?

Wir sind optimistisch, dass es zu keinen Verzögerungen kommen wird. Die Umstellung auf zum Teil digitale Verfahren ist umgesetzt. Auf (später nachzureichende) Originalunterschriften in Weiterleitungsverträgen und Änderungsverträgen (Ausnahme: Kostenneutrale Laufzeitverlängerungen und Änderungen, die den Finanzierungplan nicht betreffen) kann allerdings nicht verzichtet werden.

6.3 Gibt es bereits Maßnahmen (Reduzierung des Eigenanteils) um auf den absehbaren Rückgang des Spendenaufkommens zu reagieren?

Eine Entscheidung des BMZ, die zu einer flächendeckenden Reduzierung des Eigenanteils führen könnte, ist nicht absehbar.

6.4 Es wurde angekündigt, dass bei Verzögerungen in der WLV-Ausstellung ggf. vermehrt auf eine VZE-Regelung zurückgegriffen wird. Gibt es dahingehend auch Überlegungen, das Risiko des vorzeitigen Eigenmitteleinsatz aufzuteilen, sodass nicht das gesamte Risiko beim Träger liegt?

Die Gewährung eines vorzeitigen Maßnahmenbeginns (bzw. eines vorzeitigen Eigenmitteleinsatzes, VZE) bedeutet keine rechtverbindliche Zusicherung einer Förderung. Auch ein Weglassen des Hinweises, dass der Träger das Risiko trägt, würde an der Rechtslage nichts ändern. Daher ist eine Risikoteilung nicht möglich.

Engagement Global hat in diesem Zusammenhang bereits Maßnahmen ergriffen, welche die zeitnahe Weiterleitung von Anträgen an das BMZ sowie die Ausstellung von Weiterleitungsverträgen in der aktuellen Situation sicherstellen werden.

Das Verfahren zur Einreichung von Projektanträgen entspricht der Praxis vor der Corona-Pandemie.

Bitte reichen Sie FEB-Projektanträge über den „Senden“-Button des Formulars ein.

Bitte reichen Sie das Original des unterschriebenen Projektantrags ergänzend dazu postalisch ein an:

Engagement Global gGmbH
Zentraler Programmservice
Friederich-Ebert-Allee 40
53113 Bonn

Bitte stellen Sie sicher, dass die Versionen vollständig übereinstimmen (erkennbar durch die identische 8-stellige Nummer unten auf jeder Seite).

Die Anträge müssen vollständig digital und postalisch zur jeweiligen Frist eingegangen sein.

Das digitale Verfahren zur Einreichung von Mittelanforderungen endete zum 1. Oktober 2020. Die Einreichung der Mittelanforderung per E-Mail ist nicht mehr möglich.

Um eine Bearbeitung zu ermöglichen, senden Sie das ausgedruckte Formular „Mittelanforderung “, wie bisher, von der Ansprechperson für das Projekt oder einer vertretungsberechtigten Person unterschrieben sowie form- und fristgerecht, postalisch an:

Engagement Global gGmbH
Zentraler Programmservice
Friedrich-Ebert-Allee 40
53113 Bonn

Um eine Bearbeitung zu ermöglichen, reichen Sie Zwischen- und Verwendungsnachweise bitte korrekt und vollständig ausgefüllt auf dem üblichen Weg über den „Senden“-Button des Formulars ein. Darüber hinaus schicken Sie bitte einen Scan oder ein Handyfoto des von einer oder den zeichnungsberechtigten Person/-en unterschriebenen Formulars (ausreichend hierfür ist die letzte Seite mit der Erklärung sowie der oder den Unterschrift/-en) per Mail an folgende Adresse:

nachweise@engagement-global.de

Bitte stellen Sie sicher, dass die Versionen vollständig übereinstimmen und reichen Sie neben der Belegliste ergänzend auch sämtliche Anlagen (z.B. Belegexemplare) elektronisch ein. Bitte reichen Sie das Original des unterschriebenen Zwischen- oder Verwendungsnachweises ergänzend dazu auch weiterhin postalisch ein an:

Engagement Global gGmbH
Zentraler Programmservice
Friedrich-Ebert-Allee 40
53113 Bonn

Für die fristgerechte Einreichung von Nachweisen reicht vorübergehend die digitale Version aus.