Projektdurchführung

Nach Abschluss des Weiterleitungsvertrages erfolgt innerhalb des Förderzeitraums die Mittelanforderung nach Bedarf. Bitte nutzen Sie für die Anforderung bewilligter Fördermittel – gegebenenfalls in Teilbeträgen - ausschließlich die unten bereitgestellte Vorlage „FEB-Mittelanforderung“. Das Formular muss vollständig ausgefüllt (unter anderem mit Angabe der abzurufenden Summe, FEB-Nummer/ FEB-Aktenzeichen und Bankverbindung) und dann postalisch bei Engagement Global/Zentraler Programmservice eingereicht werden. Es genügt die Unterschrift der Ansprechperson für das Projekt. Der Ausdruck auf Geschäftspapier sowie ein Begleitschreiben sind nicht erforderlich. Für die Auszahlungen bewilligter Fördermittel muss ein Geschäftskonto des Trägers vorhanden sein, eine Überweisung auf Privatkonten ist nicht möglich.

Zuschüsse müssen anteilig (entsprechend der im Weiterleitungsvertrag festgeschriebenen prozentualen Anteilfinanzierung an zuwendungsfähigen Gesamtausgaben) angefordert und alsbald nach Auszahlung, spätestens jedoch nach sechs Wochen, zur Erfüllung des Vertragszwecks verwendet werden. Es besteht die Möglichkeit, die Mittel auch bis zu sechs Wochen – gerechnet ab der letzten Mittelanforderung - nach Projektende zu verausgaben, sofern der Rechnungszweck im Förderzeitraum liegt. Dies bedarf keiner gesonderten Beantragung. Werden Rechnungen für projektrelevante Ausgaben im Förderzeitraum zu einem späteren Zeitpunkt beglichen, werden im Rahmen der Verwendungsnachweisprüfung gegebenenfalls Zinsen berechnet. Die Inanspruchnahme der Verausgabungsfrist über das Projektende hinaus führt nicht zur Verlängerung des Förderzeitraums, somit verlängert sich die Abgabefrist für den Zwischen- beziehungsweise Verwendungsnachweis nicht. In Ausnahmefällen können Aktivitäten noch nach Projektende durchgeführt werden, wenn sie sich innerhalb der 6-Wochen-Verausgabungsfrist bewegen. Dies muss im Vorfeld formlos (per Mail) mit nachvollziehbarer Begründung beantragt werden. Zu berücksichtigen sind die Allgemeinen Nebenbestimmungen für Zuwendungen zur Projektförderung (ANBest-P).

Während der Projektlaufzeit können die Mittel eines Haushaltsjahres bis spätestens zum 5. Dezember angefordert werden. Es besteht die Möglichkeit, diese Mittel mit dem Hinweis auf den letztmöglichen Auszahlungstermin des Jahres anzufordern. Der letzte Auszahlungstermin ist jeweils am Jahresende (voraussichtlich am 30. Dezember). Auf Mittel, die nicht bis zum 5. Dezember des bewilligten Haushaltsjahres bei Engagement Global angefordert werden, besteht kein Rechtsanspruch mehr. Eine Übertragung der Mittel auf das Folgejahr ist nicht möglich.

Bei einem Gesamtzuschuss ab 100.000 Euro pro Projekt (Bezugsgröße ist dabei der addierte Zuschuss von Engagement Global und anderen Zuschussgebern) ist bei der Vergabe von Aufträgen für Lieferungen und Dienstleistungen die Vergabe- und Vertragsordnung für Leistungen – Teil A (VOL/A) anzuwenden.

Die freihändige Vergabe von Aufträgen nach § 3 Abs. 5 lit. i VOL/A wird generell bis zur Auftragshöhe von 8.000 Euro ohne Umsatzsteuer pro Einzelauftrag zugelassen. Bei der freihändigen Vergabe werden Aufträge ohne ein förmliches Verfahren vergeben. Der Auftraggeber fordert ausgewählte Unternehmen mit oder ohne Teilnehmerwettbewerb aktiv zur Angebotsabgabe auf. Aus Gründen der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit sowie zur Förderung des Wettbewerbs sind im Rahmen der freihändige Vergabe

Die Aufteilung eines in der Sache zusammenhängenden Auftrags zwecks Unterschreitung der Höchstgrenze ist unzulässig.

Das Ergebnis der Preisermittlung und die Vergabeentscheidung (Begründung) sind – auch für Vergaben unter 500 Euro – in einem Vermerk festzuhalten. Der Vermerk ist Ihren Projektabrechnungsunterlagen beizufügen. Weitere Dokumentationspflichten nach der VOL/A bleiben davon unberührt.

Auf die mögliche Inanspruchnahme von Werkstätten für Behinderte bei der Vergabe von Aufträgen, insbesondere von Druckaufträgen, wird hingewiesen.

Bei der Vergabe von Aufträgen für Lieferungen und Dienstleistungen sind die Bestimmungen der Vergabe- und Vertragsordnung für Leistungen – Teil A (VOL/A) vom 20.11.2009 anzuwenden.

Je nach Gesamtwert des Projektes finden unterschiedliche Verfahren Anwendung. Der Gesamtwert ermittelt sich wie folgt: Bei der Finanzierung des Projekts durch mehrere Stellen sind auch die (weitergeleiteten) Mittel zu berücksichtigen, die auf Zuschüssen oder Zuwendungen des Bundes oder der Länder beruhen und denen die Allgemeinen Nebenbestimmungen zur Projektförderung (ANBest-P) zugrunde liegen. Bezugsgröße für den Gesamtzuschuss ist somit der addierte Zuschuss.

Die Aufteilung eines in der Sache zusammenhängenden Auftrags zwecks Unterschreitung der Höchstgrenze ist unzulässig.

Grundsätzlich ist ab einem Auftragswert von über 500 Euro ein Vergabevermerk zu fertigen. Dieser sollte sowohl eine Bedarfsbegründung (Notwendigkeit der Beschaffung) als auch eine Begründung der Vergabeentscheidung über das wirtschaftlichste Angebot erhalten. Der Vermerk ist den Projektabrechnungsunterlagen beizufügen.

Der Zuschussempfänger wird auf die mögliche Inanspruchnahme von Werkstätten für Behinderte bei der Vergabe von Aufträgen (insbesondere von Druckaufträgen) hingewiesen.

Bei der Erstellung von Publikationen sind die Grundsätze für Entwicklungspolitische Bildungsarbeit, wie sie im Konzept 159, Abschnitt 2 bis 4, festgeschrieben wurden,  besonders zu beachten. Ein Belegexemplar des Druckerzeugnisses ist zusammen mit dem Verwendungsnachweis vorzulegen. Das Belegexemplar kann gerne ausschließlich digital eingereicht werden und muss nicht in Papierform vorliegen.

Auf die Förderung der Maßnahme(n) durch Engagement Global und das BMZ ist in allen Druckerzeugnissen (einschließlich Programmhefte, Flyer, Plakatwände, Transparente) und audiovisuellen Medien sowie Webseiten, die im Zusammenhang mit dem Projekt erstellt werden, mit einem Standardsatz hinzuweisen.

Für Projekte mit Vertragsabschluss bis 2016 gilt:
„Gefördert von Engagement Global im Auftrag des (Logo BMZ)“

Für Projekte mit Vertragsabschluss ab 2017 gilt:
„Gefördert durch ENGAGEMENT GLOBAL mit finanzieller Unterstützung des (Logo BMZ)“

Werden im Rahmen des Projekts Publikationen erstellt, muss im Impressum der Veröffentlichung der Förderhinweis um die jeweilige Erklärung erweitert werden:

„Für den Inhalt dieser Publikation ist allein [Name des Zuschussempfängers] verantwortlich; die hier dargestellten Positionen geben nicht den Standpunkt von Engagement Global gGmbH und dem Bundesministerium für wirtschaftliche Zusammenarbeit und Entwicklung wieder.“

Wenn es im Projektverlauf zu maßgeblichen und dauerhaften inhaltlichen beziehungsweise finanziellen Änderungen kommt, müssen diese über das Formular „Änderungsantrag“ beantragt werden. Zudem kann das Formular genutzt werden, um den weiteren im Weiterleitungsvertrag ausgeführten Mitteilungspflichten nach §3 und §6 nachzukommen.

Dies gilt insbesondere, wenn

• sich der Verwendungszweck ändert. Dies ist zum Beispiel bei zusätzlichen oder wegfallenden Projektaktivitäten der Fall.
• sonstige für den Vertrag über den Zuschuss maßgebliche Umstände sich ändern oder wegfallen, insbesondere wenn das Projekt in seiner Grundstruktur oder Zielsetzung verändert werden soll.
• sich herausstellt, dass der Vertragszweck nicht oder mit dem bewilligten Zuschuss nicht zu erreichen ist.
• Zuschussmittel nicht oder nicht innerhalb von sechs Wochen nach Auszahlung verbraucht werden.
• sich die veranschlagten Gesamtausgaben für den Vertragszweck ermäßigen, sich die Deckungsmittel erhöhen oder neue Deckungsmittel hinzutreten.

Der Projektträger ist verpflichtet, alle Belege, Verträge und sonstige mit der Förderung zusammenhängende Unterlagen im Original mindestens fünf Jahre lang ab Vorlage des Verwendungsnachweises aufzubewahren und auf Anforderung Engagement Global, dem BMZ und dem Bundesrechnungshof vorzulegen.