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Projektdurchführung

Der Ablauf nach der Bewilligung

Nachdem Ihr Projekt bewilligt wurde, schließt Engagement Global mit Ihnen als antragstellende Organisation einen privatrechtliche Weiterleitungsvertrag. Die Förderung erfolgt grundsätzlich über eine Anteilfinanzierung.

Mittelanforderung

Nach Abschluss des Weiterleitungsvertrages erfolgt innerhalb des Förderzeitraums die Mittelanforderung nach Bedarf. Bitte nutzen Sie für die Anforderung bewilligter Fördermittel – gegebenenfalls in Teilbeträgen - ausschließlich die unten bereitgestellte Vorlage „FEB-Mittelanforderung“. Das Formular muss vollständig ausgefüllt (unter anderem mit Angabe der angeforderten Summe, FEB-Nummer/FEB-Aktenzeichen und Bankverbindung) und postalisch bei Engagement Global/Zentraler Programmservice eingereicht werden. Es genügt die Unterschrift der Ansprechperson für das Projekt. Der Ausdruck auf Geschäftspapier sowie ein Begleitschreiben sind nicht erforderlich. Für die Auszahlungen bewilligter Fördermittel muss ein Geschäftskonto des Trägers vorhanden sein, eine Überweisung auf Privatkonten ist nicht möglich. Bitte planen Sie einen Zeitraum von bis zu zwei Wochen zur Bearbeitung eingereichter Mittelanforderungen ein.

Zuwendungen müssen anteilig (entsprechend der im Weiterleitungsvertrag festgeschriebenen prozentualen Anteilfinanzierung an zuwendungsfähigen Gesamtausgaben) angefordert und alsbald nach Auszahlung, spätestens jedoch nach sechs Wochen und innerhalb der Projektlaufzeit, zur Erfüllung des Vertragszwecks verwendet werden. Als Auszahlungstag gilt der Tag, an dem das Geld bei Ihnen eingegangen ist. Zu berücksichtigen sind die Allgemeinen Nebenbestimmungen für Zuwendungen zur Projektförderung (ANBest-P).

Während der Projektlaufzeit können die Mittel eines Haushaltsjahres bis spätestens zum 5. Dezember angefordert werden. Es besteht die Möglichkeit, diese Mittel mit dem Hinweis auf den letztmöglichen Auszahlungstermin des Jahres anzufordern. Der letzte Auszahlungstermin ist jeweils am Jahresende (voraussichtlich am 30. Dezember). Auf Mittel, die nicht bis zum 5. Dezember des bewilligten Haushaltsjahres bei Engagement Global angefordert werden, besteht kein Rechtsanspruch mehr. Eine Übertragung der Mittel auf das Folgejahr ist nicht möglich.

Vergabe im Wettbewerb (Vertragsabschluss bis einschließlich 2015)

Bei der Vergabe von Lieferungen und Leistungen für die aus einer Zuwendung zu deckenden Ausgaben gelten, für alle bis einschließlich 2015 bewilligten Projekte, die vom BMZ in Ihrem Weiterleitungsvertrag festgelegten und nachstehend aufgeführten Schwellenwerte.

Bei einem Gesamtzuschuss ab 100.000 Euro pro Projekt (Bezugsgröße ist dabei der addierte Zuschuss von Engagement Global und anderen Zuschussgebern) ist bei der Vergabe von Aufträgen für Lieferungen und Dienstleistungen die Vergabe- und Vertragsordnung für Leistungen – Teil A (VOL/A) anzuwenden.

Die freihändige Vergabe von Aufträgen nach § 3 Abs. 5 lit. i VOL/A wird generell bis zur Auftragshöhe von 8.000 Euro ohne Umsatzsteuer pro Einzelauftrag zugelassen. Bei der freihändigen Vergabe werden Aufträge ohne ein förmliches Verfahren vergeben. Der Auftraggeber fordert ausgewählte Unternehmen mit oder ohne Teilnehmerwettbewerb aktiv zur Angebotsabgabe auf. Aus Gründen der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit sowie zur Förderung des Wettbewerbs sind im Rahmen der freihändige Vergabe

  • bei Aufträgen mit einem Schätzwert von 500 Euro bis 1.000 Euro (ohne Mehrwertsteuer) eine nachvollziehbare Preisermittlung bei mindestens drei Unternehmen/Dienstleistern (schriftlich oder fernmündlich) durchzuführen und
  • bei einem geschätzten Auftragsvolumen von über 1.000 Euro bis 8.000 Euro (ohne Mehrwertsteuer) mindestens drei Angebote schriftlich einzuholen.

Bei Zuschüssen bis zu einem Gesamtwert von 100.000 Euro entfällt die Anwendung der VOL/A. Hier gilt:

  • Bei Aufträgen mit einem Schätzwert von 500 bis 1.000 Euro (ohne Mehrwertsteuer) muss eine nachvollziehbare Preisermittlung bei mindestens drei Unternehmen/Dienstleistern (schriftlich oder fernmündlich) erfolgen.
  • Bei einem geschätzten Auftragsvolumen ab 1.000 Euro (ohne Mehrwertsteuer) müssen mindestens drei Angebote schriftlich eingeholt werden.

Die Aufteilung eines in der Sache zusammenhängenden Auftrags zwecks Unterschreitung der Höchstgrenze ist unzulässig.

Das Ergebnis der Preisermittlung und die Vergabeentscheidung (Begründung) sind – auch für Vergaben unter 500 Euro – in einem Vermerk festzuhalten. Der Vermerk ist Ihren Projektabrechnungsunterlagen beizufügen. Weitere Dokumentationspflichten nach der VOL/A bleiben davon unberührt.

Auf die mögliche Inanspruchnahme von Werkstätten für Behinderte bei der Vergabe von Aufträgen, insbesondere von Druckaufträgen, wird hingewiesen.

Vergabe im Wettbewerb (Vertragsabschluss in 2016)

Bei der Vergabe von Aufträgen für Lieferungen und Dienstleistungen sind für alle Projekte mit Vertragsabschluss im Jahr 2016 die Bestimmungen der Vergabe- und Vertragsordnung für Leistungen – Teil A (VOL/A) vom 20.11.2009 anzuwenden, wie sie auch in Ihrem Weiterleitungsvertrag festgehalten sind.

Je nach Gesamtwert des Projektes finden unterschiedliche Verfahren Anwendung. Der Gesamtwert ermittelt sich wie folgt: Bei der Finanzierung des Projekts durch mehrere Stellen sind auch die (weitergeleiteten) Mittel zu berücksichtigen, die auf Zuschüssen oder Zuwendungen des Bundes oder der Länder beruhen und denen die Allgemeinen Nebenbestimmungen zur Projektförderung (ANBest-P) zugrunde liegen. Bezugsgröße für den Gesamtzuschuss ist somit der addierte Zuschuss.

Bei Zuschüssen bis zu einem Gesamtwert von 100.000 Euro gilt das Verfahren gemäß der vom BMZ festgelegten Wertgrenzen:

  • Bei einem Auftragswert bis 500 Euro (ohne Mehrwertsteuer) gilt der Direktkauf unter Berücksichtigung der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit. Eine Dokumentation der Marktermittlung bzw. Preisermittlung ist nicht erforderlich.
  • Bei Aufträgen mit einem Schätzwert von über 500 Euro bis 2.000 Euro (ohne Mehrwertsteuer) ist eine nachvollziehbare Preisermittlung (Telefonvermerk, Internetausdruck etc.) bei mindestens drei Anbietern erforderlich.
  • Bei einem geschätzten Auftragsvolumen von über 2.000 Euro bis 15.000 Euro (ohne Mehrwertsteuer) sind mindestens drei schriftliche Angebote erforderlich.
  • Bei einer Auftragshöhe über 15.000 Euro gilt die beschränkte Ausschreibung, welche die Aufforderung zur Angebotsabgabe mit Leistungsbeschreibung an mindestens fünf Bewerber im formalen Verfahren nach §§12ff VOL/A vorsieht.

Bei einem Gesamtzuschuss in Höhe von mehr als 100.000 Euro ist bei der Vergabe von Aufträgen für Lieferungen und Dienstleistungen folgendes zu beachten:

  • Bei einem Auftragswert bis 500 Euro (ohne Mehrwertsteuer) gilt der Direktkauf unter Berücksichtigung der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit. Eine Dokumentation der Marktermittlung beziehungsweise Preisermittlung ist nicht erforderlich.
  • Bei Aufträgen mit einem Schätzwert von 500 Euro bis 2.000 Euro (ohne Mehrwertsteuer) ist eine nachvollziehbare Preisermittlung (Telefonvermerk, Internetausdruck et cetera) bei mindestens drei Anbietern erforderlich.
  • Bei einem geschätzten Auftragsvolumen von über 2.000 Euro bis 15.000 Euro (ohne Mehrwertsteuer) sind mindestens drei schriftliche Angebote erforderlich.
  • Bei einer Auftragshöher über 15.000 Euro bis 50.000 Euro gilt die beschränkte Ausschreibung, welche die Aufforderung zur Angebotsabgabe mit Leistungsbeschreibung an mindestens fünf Bewerber im formalen Verfahren nach §§12ff VOL/A vorsieht.
  • Bei einer Auftragshöhe über 50.000 Euro bis 133.999,99 Euro gilt die öffentliche Ausschreibung an einen unbeschränkten Bewerberkreis im formalen Verfahren nach §§12 ff VOL/A.
  • Bei einer Auftragshöhe ab 134.000 Euro gilt das europaweite Ausschreibungsverfahren nach EG-Richtlinien, Gesetze gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB), Vergabeordnung (VgV) und 2. Abschnitt VOL/A.

Die Aufteilung eines in der Sache zusammenhängenden Auftrags zwecks Unterschreitung der Höchstgrenze ist unzulässig.

Grundsätzlich ist ab einem Auftragswert von über 500 Euro ein Vergabevermerk zu fertigen. Dieser sollte sowohl eine Bedarfsbegründung (Notwendigkeit der Beschaffung) als auch eine Begründung der Vergabeentscheidung über das wirtschaftlichste Angebot erhalten. Der Vermerk ist den Projektabrechnungsunterlagen beizufügen.

Der Zuschussempfänger wird auf die mögliche Inanspruchnahme von Werkstätten für Behinderte bei der Vergabe von Aufträgen (insbesondere von Druckaufträgen) hingewiesen.

Weiterführende Links

Weitere Informationen erhalten Sie unter anderem in den von Engagement Global angebotenen Seminaren zum Zuwendungsrecht. Hier bietet sich auch die Gelegenheit zur Klärung individueller Fragen.

FEB-Seminare

Informationen zur Vergabe- und Vertragsordnung für Leistungen (VOL) beim BMWi (Bundesministerium für Wirtschaft und Energie)
Gesetze und Verordnungen (Internetseite des BMWi)

Vergabe im Wettbewerb (Vertragsabschluss ab 2017)

Bei der Vergabe von Lieferungen und Leistungen für die aus einer Zuwendung zu deckenden Ausgaben gelten für ab der Mai-Frist 2017 bewilligte Projekte die vom BMZ in Ihrem Weiterleitungsvertrag festgelegten und nachstehend aufgeführten Schwellenwerte:

  • Bei einem Auftragswert bis 500 Euro (ohne Mehrwertsteuer) gilt der Direktkauf unter Berücksichtigung der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit.
  • Bei Aufträgen mit einem Schätzwert von 500 Euro bis 4.000 Euro (ohne Mehrwertsteuer) ist eine nachvollziehbare Preisermittlung (Telefonvermerk, Internetausdruck et cetera) bei mindestens drei Anbietern erforderlich („freihändige Vergabe“).
  • Bei einem geschätzten Auftragsvolumen von über 4.000 Euro bis 15.000 Euro (ohne Mehrwertsteuer) sind mindestens drei schriftliche Angebote erforderlich („freihändige Vergabe“).
  • Bei einer Auftragshöhe über 15.000 Euro bis 50.000 Euro gilt die beschränkte Ausschreibung, welche die Aufforderung zur Angebotsabgabe mit Leistungsbeschreibung an mindestens fünf Bewerber im formalen Verfahren nach §§12ff VOL/A vorsieht.
  • Bei einer Auftragshöhe über 50.000 Euro bis 143.999,99 EUR gilt die öffentliche Ausschreibung an einen unbeschränkten Bewerberkreis im formalen Verfahren nach §§12 ff VOL/A.
  • Bei einer Auftragshöhe ab 144.000 Euro gilt das europaweite Ausschreibungsverfahren nach EU-Richtlinien, Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) und Vergabeverordnung (VgV).

Das Ergebnis der Preisermittlung und die Vergabebegründung sind – auch für Vergaben unter 500 Euro – in einem Vermerk festzuhalten. Dieser ist Ihren Projektabrechnungsunterlagen beizufügen.

Beträgt der Gesamtbetrag der Zuwendung mehr als 100.000,00 Euro, sind von dem Zuwendungsempfänger außerdem die Abschnitte 1 der VOB/A und VOL/A anzuwenden.

Verpflichtungen des Zuwendungsempfängers als Auftraggeber gemäß dem vierten Teil des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) bleiben unberührt.

Erstellung von Publikationen

Bei der Erstellung von Publikationen sind die Grundsätze für Entwicklungspolitische Bildungsarbeit, wie sie im Konzept 159, Abschnitt 2 bis 4, festgeschrieben wurden,  besonders zu beachten. Ein Belegexemplar des Druckerzeugnisses ist zusammen mit dem Verwendungsnachweis vorzulegen. Das Belegexemplar kann gerne ausschließlich digital eingereicht werden und muss nicht in Papierform vorliegen.

Förderhinweis und Logo-Abruf

Auf die Förderung der Maßnahme(n) durch Engagement Global und das BMZ ist in allen Druckerzeugnissen (einschließlich Programmhefte, Flyer, Plakatwände, Transparente) und audiovisuellen Medien sowie Webseiten, die im Zusammenhang mit dem Projekt erstellt werden, mit einem Standardsatz hinzuweisen.

Für Projekte mit Vertragsabschluss bis 2016 gilt:
„Gefördert von Engagement Global im Auftrag des (Logo BMZ)“

Für Projekte mit Vertragsabschluss ab 2017 gilt:
„Gefördert durch ENGAGEMENT GLOBAL mit finanzieller Unterstützung des (Logo BMZ)“

Logo-Abruf

Das aktuelle BMZ-Logo ist grundsätzlich zu verwenden und kann über das Formular zum Logo-Abruf vom Zuwendungsempfänger angefordert werden.

Das Logo von Engagement Global kann auf Wunsch ebenfalls über dieses Formular abgerufen und verwendet werden.

Zum Logoabruf

Zusatz im Impressum von Publikationen

Werden im Rahmen des Projekts Publikationen erstellt, muss im Impressum der Veröffentlichung der Förderhinweis um die jeweilige Erklärung erweitert werden:

„Für den Inhalt dieser Publikation ist allein [Name des Zuschussempfängers] verantwortlich; die hier dargestellten Positionen geben nicht den Standpunkt von Engagement Global gGmbH und dem Bundesministerium für wirtschaftliche Zusammenarbeit und Entwicklung wieder.“

Bereitstellung von Unterrichtsmaterialien im Eine-Welt-Portal

Unterrichtsmaterialien, die mit Fördermitteln des BMZ erstellt werden, müssen dem EWIK-Internetportal für die breite Nutzung in einer online verwertbaren Version (PDF- oder anderes geeignetes Format) zeitnah nach deren Fertigstellung per E-Mail an die Redaktion zur Verfügung gestellt werden:

service@globaleslernen.de

Weiterführende Links

Zum EWIK-Portal

Mitteilungspflicht bei Änderungen/Umwidmungen

Wann muss ein Änderungsantrag eingereicht werden?

Wenn es im Projektverlauf zu maßgeblichen und dauerhaften inhaltlichen beziehungsweise finanziellen Änderungen kommt, müssen diese über das Formular „Änderungsantrag“ beantragt werden. Zudem kann das Formular genutzt werden, um den weiteren im Weiterleitungsvertrag ausgeführten Mitteilungspflichten nach §3 und §6 nachzukommen.

Dies gilt insbesondere, wenn

  • sich der Verwendungszweck ändert. Dies ist zum Beispiel bei zusätzlichen oder wegfallenden Projektaktivitäten der Fall.
  • sonstige für den Vertrag über den Zuschuss maßgebliche Umstände sich ändern oder wegfallen, insbesondere wenn das Projekt in seiner Grundstruktur oder Zielsetzung verändert werden soll.
  • sich herausstellt, dass der Vertragszweck nicht oder mit dem bewilligten Zuschuss nicht zu erreichen ist.
  • Zuschussmittel nicht oder nicht innerhalb von sechs Wochen nach Auszahlung verbraucht werden.
  • sich die veranschlagten Gesamtausgaben für den Vertragszweck ermäßigen, sich die Deckungsmittel erhöhen oder neue Deckungsmittel hinzutreten.

Einzelansätze (Unterkunft und Verpflegung, Fahrtkosten, Honorar- und Personalausgaben, Sachausgaben) dürfen um bis zu 20 Prozent (bezogen auf die Gesamtprojektlaufzeit) überschritten werden, soweit die Überschreitung durch entsprechende Einsparungen bei anderen Einzelansätzen ausgeglichen werden kann. Alle sonstigen Abweichungen vom Finanzierungsplan, beabsichtigte neu hinzukommende Einzelansätze, komplett wegfallende Einzelansätze sowie beabsichtigte neu hinzukommende Einzelposten bedürfen der Zustimmung des Zuschussgebers und müssen per Änderungsantrag beantragt werden.

Wenn Sie das Formular „Änderungsantrag“ anfordern möchten, schicken Sie bitte eine E‐Mail mit Ihrer Projektnummer und einer kurzen Schilderung der beabsichtigten Änderung an:

feb@engagement‐global.de

 

Durch Projektrückzüge oder Minderbedarfe bei geförderten Projekten ergeben sich gelegentlich geringfügige Restmittel, die an andere, laufende Projekte vergeben werden können. Bitte wenden Sie sich bei Bedarf an Ihre zuständige Bearbeiterin beziehungsweise Ihren zuständigen Bearbeiter, um die Möglichkeit einer Aufstockung zu besprechen.

Belege und Nachweise, Aufbewahrungsfristen

Der Projektträger ist verpflichtet, alle Belege, Verträge und sonstige mit der Förderung zusammenhängende Unterlagen im Original mindestens fünf Jahre lang ab Vorlage des Verwendungsnachweises aufzubewahren und auf Anforderung Engagement Global, dem BMZ und dem Bundesrechnungshof vorzulegen.

Externe Evaluation

Eine Evaluation von Projekten ist unter bestimmten Voraussetzungen zuwendungsfähig. Ein solches Vorhaben sollte jedoch frühzeitig geplant und mit Engagement Global besprochen werden. Welche Überlegungen hierfür anzustellen sind, erläutert der „Leitfaden zur Erarbeitung eines Evaluations-Konzepts“, der Ihnen unten zur Verfügung steht.

Folgende Vorlagen dienen als Hilfestellung. Es können auch eigene Formate verwendet werden.