Nachdem Ihr Projekt bewilligt wurde, schließt Engagement Global mit Ihnen als antragstellende Organisation einen privatrechtlichen Weiterleitungsvertrag. Die Förderung erfolgt grundsätzlich über eine Anteilfinanzierung.
Mittelanforderung
Nach Abschluss des Weiterleitungsvertrages erfolgt innerhalb des Förderzeitraums die Mittelanforderung nach Bedarf. Bitte nutzen Sie für die Anforderung bewilligter Fördermittel – gegebenenfalls in Teilbeträgen - ausschließlich die unten bereitgestellte Vorlage „FEB-Mittelanforderung“. Das Formular muss vollständig ausgefüllt (unter anderem mit Angabe der angeforderten Summe, FEB-Projektnummer, Bankverbindung mit IBAN sowie Vereinsstempel) und postalisch bei Engagement Global/Zentraler Programmservice eingereicht werden. Es darf nicht handschriftlich ausgefüllt oder geändert werden. Es genügt die Unterschrift der Ansprechperson für das Projekt. Der Ausdruck auf Geschäftspapier sowie ein Begleitschreiben sind nicht erforderlich. Für die Auszahlungen bewilligter Fördermittel muss ein Geschäftskonto des Trägers vorhanden sein, eine Überweisung auf Privatkonten ist nicht möglich. Bitte planen Sie einen Zeitraum von bis zu zwei Wochen zur Bearbeitung eingereichter Mittelanforderungen ein.
Zuwendungen müssen anteilig (entsprechend der im Weiterleitungsvertrag festgeschriebenen prozentualen Anteilfinanzierung an zuwendungsfähigen Gesamtausgaben) angefordert und alsbald nach Auszahlung, spätestens jedoch nach sechs Wochen und innerhalb der Projektlaufzeit, zur Erfüllung des Vertragszwecks verwendet werden. Als Auszahlungstag gilt der Tag, an dem das Geld bei Ihnen eingegangen ist. Zu berücksichtigen sind die Allgemeinen Nebenbestimmungen für Zuwendungen zur Projektförderung (ANBest-P).
Während der Projektlaufzeit können die Mittel eines Haushaltsjahres bis spätestens zum 5. Dezember angefordert werden. Es besteht die Möglichkeit, diese Mittel mit dem Hinweis auf den letztmöglichen Auszahlungstermin des Jahres anzufordern. Der letzte Auszahlungstermin ist jeweils am Jahresende (voraussichtlich am 30. Dezember). Auf Mittel, die nicht bis zum 5. Dezember des bewilligten Haushaltsjahres bei Engagement Global angefordert werden, besteht kein Rechtsanspruch mehr. Eine Übertragung der Mittel auf das Folgejahr ist nicht möglich.
Vergabe im Wettbewerb (Vertragsabschluss in 2016)
Bei der Vergabe von Aufträgen für Lieferungen und Dienstleistungen sind für alle Projekte mit Vertragsabschluss im Jahr 2016 die Bestimmungen der Vergabe- und Vertragsordnung für Leistungen – Teil A (VOL/A) vom 20.11.2009 anzuwenden, wie sie auch in Ihrem Weiterleitungsvertrag festgehalten sind.
Je nach Gesamtwert des Projektes finden unterschiedliche Verfahren Anwendung. Der Gesamtwert ermittelt sich wie folgt: Bei der Finanzierung des Projekts durch mehrere Stellen sind auch die (weitergeleiteten) Mittel zu berücksichtigen, die auf Zuschüssen oder Zuwendungen des Bundes oder der Länder beruhen und denen die Allgemeinen Nebenbestimmungen zur Projektförderung (ANBest-P) zugrunde liegen. Bezugsgröße für den Gesamtzuschuss ist somit der addierte Zuschuss.
Bei Zuschüssen bis zu einem Gesamtwert von 100.000 Euro gilt das Verfahren gemäß der vom BMZ festgelegten Wertgrenzen:
- Bei einem Auftragswert bis 500 Euro (ohne Mehrwertsteuer) gilt der Direktkauf unter Berücksichtigung der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit. Eine Dokumentation der Marktermittlung bzw. Preisermittlung ist nicht erforderlich.
- Bei Aufträgen mit einem Schätzwert von über 500 Euro bis 2.000 Euro (ohne Mehrwertsteuer) ist eine nachvollziehbare Preisermittlung (Telefonvermerk, Internetausdruck etc.) bei mindestens drei Anbietern erforderlich.
- Bei einem geschätzten Auftragsvolumen von über 2.000 Euro bis 15.000 Euro (ohne Mehrwertsteuer) sind mindestens drei schriftliche Angebote erforderlich.
- Bei einer Auftragshöhe über 15.000 Euro gilt die beschränkte Ausschreibung, welche die Aufforderung zur Angebotsabgabe mit Leistungsbeschreibung an mindestens fünf Bewerber im formalen Verfahren nach §§12ff VOL/A vorsieht.
Bei einem Gesamtzuschuss in Höhe von mehr als 100.000 Euro ist bei der Vergabe von Aufträgen für Lieferungen und Dienstleistungen folgendes zu beachten:
- Bei einem Auftragswert bis 500 Euro (ohne Mehrwertsteuer) gilt der Direktkauf unter Berücksichtigung der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit. Eine Dokumentation der Marktermittlung beziehungsweise Preisermittlung ist nicht erforderlich.
- Bei Aufträgen mit einem Schätzwert von 500 Euro bis 2.000 Euro (ohne Mehrwertsteuer) ist eine nachvollziehbare Preisermittlung (Telefonvermerk, Internetausdruck et cetera) bei mindestens drei Anbietern erforderlich.
- Bei einem geschätzten Auftragsvolumen von über 2.000 Euro bis 15.000 Euro (ohne Mehrwertsteuer) sind mindestens drei schriftliche Angebote erforderlich.
- Bei einer Auftragshöher über 15.000 Euro bis 50.000 Euro gilt die beschränkte Ausschreibung, welche die Aufforderung zur Angebotsabgabe mit Leistungsbeschreibung an mindestens fünf Bewerber im formalen Verfahren nach §§12ff VOL/A vorsieht.
- Bei einer Auftragshöhe über 50.000 Euro bis 133.999,99 Euro gilt die öffentliche Ausschreibung an einen unbeschränkten Bewerberkreis im formalen Verfahren nach §§12 ff VOL/A.
- Bei einer Auftragshöhe ab 134.000 Euro gilt das europaweite Ausschreibungsverfahren nach EG-Richtlinien, Gesetze gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB), Vergabeordnung (VgV) und 2. Abschnitt VOL/A.
Die Aufteilung eines in der Sache zusammenhängenden Auftrags zwecks Unterschreitung der Höchstgrenze ist unzulässig.
Grundsätzlich ist ab einem Auftragswert von über 500 Euro ein Vergabevermerk zu fertigen. Dieser sollte sowohl eine Bedarfsbegründung (Notwendigkeit der Beschaffung) als auch eine Begründung der Vergabeentscheidung über das wirtschaftlichste Angebot erhalten. Der Vermerk ist den Projektabrechnungsunterlagen beizufügen.
Der Zuschussempfänger wird auf die mögliche Inanspruchnahme von Werkstätten für Behinderte bei der Vergabe von Aufträgen (insbesondere von Druckaufträgen) hingewiesen.
Weiterführende Links
Weitere Informationen erhalten Sie unter anderem in den von Engagement Global angebotenen Seminaren zum Zuwendungsrecht. Hier bietet sich auch die Gelegenheit zur Klärung individueller Fragen.
FEB-Seminare
Informationen zur Vergabe- und Vertragsordnung für Leistungen (VOL) beim BMWi (Bundesministerium für Wirtschaft und Energie)
Gesetze und Verordnungen (Internetseite des BMWi)
Vergabe im Wettbewerb (Vertragsabschluss ab 2017)
Bei der Vergabe von Lieferungen und Leistungen für die aus einer Zuwendung zu deckenden Ausgaben gelten für ab der Mai-Frist 2017 bewilligte Projekte die vom BMZ in Ihrem Weiterleitungsvertrag festgelegten und nachstehend aufgeführten Schwellenwerte:
- Bei einem Auftragswert bis 500 Euro (ohne Mehrwertsteuer) gilt der Direktkauf unter Berücksichtigung der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit.
- Bei Aufträgen mit einem Schätzwert von 500 Euro bis 4.000 Euro (ohne Mehrwertsteuer) ist eine nachvollziehbare Preisermittlung (Telefonvermerk, Internetausdruck et cetera) bei mindestens drei Anbietern erforderlich („freihändige Vergabe“).
- Bei einem geschätzten Auftragsvolumen von über 4.000 Euro bis 15.000 Euro (ohne Mehrwertsteuer) sind mindestens drei schriftliche Angebote erforderlich („freihändige Vergabe“).
- Bei einer Auftragshöhe über 15.000 Euro bis 50.000 Euro gilt die beschränkte Ausschreibung, welche die Aufforderung zur Angebotsabgabe mit Leistungsbeschreibung an mindestens fünf Bewerber im formalen Verfahren nach §§12ff VOL/A vorsieht.
- Bei einer Auftragshöhe über 50.000 Euro bis 143.999,99 EUR gilt die öffentliche Ausschreibung an einen unbeschränkten Bewerberkreis im formalen Verfahren nach §§12 ff VOL/A.
- Bei einer Auftragshöhe ab 144.000 Euro gilt das europaweite Ausschreibungsverfahren nach EU-Richtlinien, Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) und Vergabeverordnung (VgV).
Das Ergebnis der Preisermittlung und die Vergabebegründung sind – auch für Vergaben unter 500 Euro – in einem Vermerk festzuhalten. Dieser ist Ihren Projektabrechnungsunterlagen beizufügen.
Beträgt der Gesamtbetrag der Zuwendung mehr als 100.000,00 Euro, sind von dem Zuwendungsempfänger außerdem die Abschnitte 1 der VOB/A und VOL/A anzuwenden.
Verpflichtungen des Zuwendungsempfängers als Auftraggeber gemäß dem vierten Teil des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) bleiben unberührt.
Vergabe im Wettbewerb (Vertragsabschluss ab November 2018)
Bei der Vergabe von Lieferungen und Leistungen (zum Beispiel beim Druck eines Flyers oder dem Kauf von projektrelevanten Sachgütern) für die aus einer Zuwendung zu deckenden Ausgaben an einen externen Auftragnehmer gelten für bewilligte Projekte die vom BMZ in Ihrem Weiterleitungsvertrag festgelegten und nachstehend aufgeführten Schwellenwerte.
Bei einer Zuwendungssumme bis 100.000 Euro gelten folgende Vorgaben:
- Bei einem Auftragswert bis 1.000 Euro (ohne Mehrwertsteuer) gilt der Direktkauf unter Berücksichtigung der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit. Eine Dokumentation der Markterkundung/Preisermittlung ist nicht erforderlich.
- Bei Aufträgen mit einem Schätzwert von 1.000 Euro bis 15.000 Euro (ohne Mehrwertsteuer) ist eine Verhandlungsvergabe mit oder ohne Teilnahmewettbewerb möglich. Mit Teilnahmewettbewerb gilt: Es erfolgt eine Aufforderung an eine unbeschränkte Anzahl von Unternehmen, mindestens aber an drei geeignete, potentielle Bieter, zur Abgabe eines Angebots. Zur Form und Übermittlung gelten die Vorschriften der Unterschwellenvergabeverordnung (UVgO).
Ohne Teilnahmewettbewerb gilt: Eine nachvollziehbare Preisermittlung (Telefonvermerk, Internetausdruck et cetera) bei mindestens drei Anbietern ist erforderlich.
- Bei einer Auftragshöhe über 15.000 Euro gilt die beschränkte Ausschreibung ohne Teilnahmewettbewerb, also eine Aufforderung zur Angebotsabgabe mit Leistungsbeschreibung an mehrere, grundsätzlich an mindestens drei geeignete potentielle Bieter.
Bei einer Zuwendungssumme über 100.000 Euro gelten die oben aufgeführten Vorgaben für Auftragshöhen bis 15.000 Euro, darüber hinaus gilt Folgendes:
- Bei einer Auftragshöhe über 15.000 Euro bis unter 50.000 Euro gilt die beschränkte Ausschreibung ohne Teilnahmewettbewerb nach der Unterschwellenvergabe-Verordnung, welche die Aufforderung zur Angebotsabgabe mit Leistungsbeschreibung an mindestens drei geeignete potentielle Bieter im formalen Verfahren nach §11 UVgO vorsieht.
- Bei einer Auftragshöhe über 50.000 Euro bis unter 221.000 Euro gelten die öffentliche Ausschreibung nach §9 UVgO oder die beschränkte Ausschreibung mit Teilnahmewettbewerb nach §10 UVgO.
- Bei einer Auftragshöhe ab 221.000 Euro gilt das europaweite Ausschreibungsverfahren nach EU-Richtlinien, dem Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) und der Vergabeverordnung (VgV).
Bei einem Direktauftrag ist die haushaltsrechtliche Notwendigkeit der Beschaffung aktenkundig zu machen. Verpflichtungen des Zuwendungsempfängers als Auftraggeber gemäß dem vierten Teil des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) bleiben unberührt.
Der Zuwendungsempfänger wird auf die mögliche Inanspruchnahme von Werkstätten für Behinderte bei der Vergabe von Aufträgen (insbesondere Druckaufträgen) hingewiesen.
Erstellung von Publikationen
Bei der Erstellung von Publikationen sind die Grundsätze für Entwicklungspolitische Bildungsarbeit, wie sie im Konzept 159, Abschnitt 2 bis 4, festgeschrieben wurden, besonders zu beachten. Ein Belegexemplar des Druckerzeugnisses ist zusammen mit dem Verwendungsnachweis vorzulegen. Das Belegexemplar kann gerne ausschließlich digital eingereicht werden und muss nicht in Papierform vorliegen.
Förderhinweis und Logo-Abruf
Auf die Förderung der Maßnahme(n) durch Engagement Global und das BMZ ist in allen Druckerzeugnissen (einschließlich Programmhefte, Flyer, Plakatwände, Transparente) und audiovisuellen Medien sowie Webseiten, die im Zusammenhang mit dem Projekt erstellt werden, mit einem Standardsatz hinzuweisen.
Für Projekte mit Vertragsabschluss bis 2016 gilt:
„Gefördert von Engagement Global im Auftrag des (Logo BMZ)“
Für Projekte mit Vertragsabschluss ab 2017 gilt:
„Gefördert durch ENGAGEMENT GLOBAL mit finanzieller Unterstützung des (Logo BMZ)“
Für Projekte mit Vertragsabschluss ab 2018 gilt:
„Gefördert durch ENGAGEMENT GLOBAL mit Mitteln des (Logo BMZ)“
Logo-Abruf
Das aktuelle BMZ-Logo ist grundsätzlich zu verwenden und kann über das Formular zum Logo-Abruf vom Zuwendungsempfänger angefordert werden.
Das Logo von Engagement Global kann auf Wunsch ebenfalls über dieses Formular abgerufen und verwendet werden.
Zum Logoabruf
Zusatz im Impressum von Publikationen
Werden im Rahmen des Projekts Publikationen erstellt, muss im Impressum der Veröffentlichung der Förderhinweis um die jeweilige Erklärung erweitert werden:
„Für den Inhalt dieser Publikation ist allein [Name des Zuschussempfängers] verantwortlich; die hier dargestellten Positionen geben nicht den Standpunkt von Engagement Global gGmbH und dem Bundesministerium für wirtschaftliche Zusammenarbeit und Entwicklung wieder.“
Bereitstellung von Unterrichtsmaterialien im Eine-Welt-Portal
Unterrichtsmaterialien, die mit Fördermitteln des BMZ erstellt werden, müssen dem EWIK-Internetportal für die breite Nutzung in einer online verwertbaren Version (PDF- oder anderes geeignetes Format) zeitnah nach deren Fertigstellung per E-Mail an die Redaktion zur Verfügung gestellt werden:
service@globaleslernen.de
Mitteilungspflicht bei Änderungen/Umwidmungen
Wann muss ein Änderungsantrag eingereicht werden?
Wenn es im Projektverlauf zu maßgeblichen und dauerhaften inhaltlichen beziehungsweise finanziellen Änderungen kommt, müssen diese über das Formular „Änderungsantrag“ beantragt werden. Zudem kann das Formular genutzt werden, um den weiteren im Weiterleitungsvertrag in Kapitel 12 ausgeführten Mitteilungspflichten nachzukommen.
Dies gilt insbesondere, wenn
- sich der Verwendungszweck ändert. Dies ist zum Beispiel bei zusätzlichen oder wegfallenden Projektaktivitäten der Fall.
- sonstige für den Vertrag über den Zuschuss maßgebliche Umstände sich ändern oder wegfallen, insbesondere wenn das Projekt in seiner Grundstruktur oder Zielsetzung verändert werden soll.
- sich herausstellt, dass der Vertragszweck nicht oder mit dem bewilligten Zuschuss nicht zu erreichen ist.
- Zuschussmittel nicht oder nicht innerhalb von sechs Wochen nach Auszahlung verbraucht werden.
- sich die veranschlagten Gesamtausgaben für den Vertragszweck ermäßigen, sich die Deckungsmittel erhöhen oder neue Deckungsmittel hinzutreten.
Einzelansätze (Unterkunft und Verpflegung, Fahrtkosten, Honorar- und Personalausgaben, Sachausgaben) dürfen um bis zu 20 Prozent (bezogen auf die Gesamtprojektlaufzeit) überschritten werden, soweit die Überschreitung durch entsprechende Einsparungen bei anderen Einzelansätzen ausgeglichen werden kann. Alle sonstigen Abweichungen vom Finanzierungsplan, beabsichtigte neu hinzukommende Einzelansätze, komplett wegfallende Einzelansätze sowie beabsichtigte neu hinzukommende Einzelposten bedürfen der Zustimmung des Zuschussgebers und müssen per Änderungsantrag beantragt werden.
Wenn Sie das Formular „Änderungsantrag“ anfordern möchten, schicken Sie bitte eine E‐Mail mit Ihrer Projektnummer und einer kurzen Schilderung der beabsichtigten Änderung an:
feb@engagement‐global.de
Durch Projektrückzüge oder Minderbedarfe bei geförderten Projekten ergeben sich gelegentlich geringfügige Restmittel, die an andere, laufende Projekte vergeben werden können. Bitte wenden Sie sich bei Bedarf an Ihre zuständige Bearbeiterin beziehungsweise Ihren zuständigen Bearbeiter, um die Möglichkeit einer Aufstockung zu besprechen.
Belege und Nachweise, Aufbewahrungsfristen
Der Projektträger ist verpflichtet, alle Belege, Verträge und sonstige mit der Förderung zusammenhängende Unterlagen im Original mindestens fünf Jahre lang ab Vorlage des Verwendungsnachweises aufzubewahren und auf Anforderung Engagement Global, dem BMZ und dem Bundesrechnungshof vorzulegen.
Externe Evaluation
Eine Evaluation von Projekten ist unter bestimmten Voraussetzungen zuwendungsfähig. Ein solches Vorhaben sollte jedoch frühzeitig geplant und mit Engagement Global besprochen werden. Welche Überlegungen hierfür anzustellen sind, erläutert der „Leitfaden zur Erarbeitung eines Evaluations-Konzepts“, der Ihnen unten zur Verfügung steht.
Folgende Vorlagen dienen als Hilfestellung. Es können auch eigene Formate verwendet werden.
-
Formular Mittelanforderung 2021 (PDF, 1,5 MiB)
-
Vorlage der Fahrkostenabrechnung (DOCX, 14,3 KiB)
-
Vorlage der Teilnehmendenliste (PDF, 165,1 KiB)
-
Vorlage zur Veranstaltungsbestätigung (PDF, 136,3 KiB)
-
Vorlage Honorarrechnung (PDF, 216,1 KiB)
-
Leitfaden zur Erstellung eines Evaluationskonzepts (PDF, 327,8 KiB)
-
Ausgaben-und Einnahmeplan für interne Nutzung (XLSX, 76,5 KiB)
Hinweis zum Muster-Weiterleitungsvertrag
Die Bereitstellung dieses Dokuments erfolgt als allgemeine Vorabinformation darüber, welche Punkte in Weiterleitungsverträgen von Engagement Global geregelt werden. Dieses Dokument dient nicht als Vorlage für andere Verträge. Jegliche Verwendung (insbesondere Weitergabe, Verbreitung, Vervielfältigung, Verwertung) des Engagement-Global-Musters für eigene Zwecke ist nicht gestattet.