Projektdurchführung

Nach Abschluss des Weiterleitungsvertrags und innerhalb des Förderzeitraums können Sie nach Bedarf und anteilig mit etwaigen Mitteln anderer Geber und vorgesehenen Eigenmitteln Mittel anfordern.
Bitte nutzen Sie für die Anforderung bewilligter Fördermittel ausschließlich das über die Förderprojektsoftware bereitgestellte Formular. Sie finden das Formular „Mittelanforderung“ an Ihrem Vertrag in der Förderprojektsoftware (rechte Menüleiste neben dem Antrag). Die Formulare sind mit ihren relevanten Organisationsdaten vorausgefüllt, die Sie sicherheitshalber gern überprüfen können. Grundsätzlich müssen Sie nur die Rubrik „Weitere Angaben zur Mittelanforderung“ ausfüllen, über den orangenen Button oberhalb den gewünschten Auszahlungsbetrag angeben und das Formular digital bei uns einreichen. Es ist nicht nötig, die Mittelanforderung unterschrieben und postalisch bei uns einzureichen.

Für die Auszahlung bewilligter Fördermittel muss ein Geschäftskonto des Trägers vorhanden sein, eine Überweisung auf Privatkosten ist nicht möglich. Bitte planen Sie einen Zeitraum von bis zu zwei Wochen für die Bearbeitung eingereichter Mittelanforderungen ein.

Zuwendungen müssen anteilig (entsprechend der im Weiterleitungsvertrag festgeschriebenen prozentualen Anteilfinanzierung an zuwendungsfähigen Gesamtausgaben) angefordert und alsbald nach Auszahlung, spätestens jedoch nach sechs Wochen und innerhalb der Projektlaufzeit, zur Erfüllung des Vertragszwecks verwendet werden. Als Auszahlungstag gilt der Tag, an dem das Geld bei Ihnen eingegangen ist. Zu berücksichtigen sind die Allgemeinen Nebenbestimmungen für Zuwendungen zur Projektförderung (ANBest-P). Können die Mittel nicht innerhalb der sechswöchigen Verausgabungsfrist verbraucht werden, bitten wir um Rückzahlung der zu viel angeforderten Mittel auf das im Weiterleitungsvertrag angegebene Konto unter Angabe von Projektnummer, Haushaltsjahr und Verwendungszweck. Bei nicht fristgerechter Verausgabung können Zinsen erhoben werden.

Während der Projektlaufzeit können die Mittel eines Haushaltsjahres bis spätestens zum 5. Dezember angefordert werden. Für Projekte, die nicht zum 31. Dezember eines Haushaltsjahres enden, besteht die Möglichkeit, diese Mittel mit dem Hinweis auf den letztmöglichen Auszahlungstermin des Jahres anzufordern. Auf Mittel, die nicht bis zum 5. Dezember des bewilligten Haushaltsjahres bei Engagement Global angefordert werden, besteht kein Rechtsanspruch mehr. Eine Übertragung der Mittel auf das Folgejahr ist nicht möglich. Die Auszahlung und Verausgabung von Fördermittel nach Ende des vertraglich vereinbarten Förderzeitraums ist ausgeschlossen.

Die Vergabe von Liefer- und Dienstleistungen muss unter Wahrung des Grundsatzes der Wirtschaftlichkeit erfolgen und ist dem Wettbewerb zu unterstellen. Die sich aus den geschätzten Auftragswerten ergebenden Vergabeverfahren sind im Weiterleitungsvertrag geregelt. Bitte orientieren Sie sich demnach hinsichtlich der Vergabeschwellenwerte an Ihrem jeweiligen Weiterleitungsvertrag.

Das Vergabeverfahren ist von Anfang an schriftlich zu dokumentieren. Ein Vergabevermerk muss, abhängig vom gewählten Vergabeverfahren, folgende Punkte beinhalten:

• die Vergabeentscheidung (Begründung für die Auswahl des Angebots),
• gegebenenfalls das Ergebnis der Preisermittlung/Markterkundung,
• gegebenenfalls die eingegangenen Angebote,
• gegebenenfalls die Bieterinnen und Bieter, die zur Angebotsabgabe aufgefordert wurden.

Alle die Vergabe dokumentierenden Originale (zum Beispiel Ausschreibungen und Angebote) sind dem Vergabevermerk beizufügen und auf Nachfrage vorzulegen.

Achtung neu: Anhebung von Wertgrenzen für Direktaufträge!

Bisher durften Direktaufträge innerhalb einer Projektförderung nur bis 1.000 Euro (netto) erteilt werden. Seit 2025 und bis auf Weiteres gilt stattdessen eine Wertgrenze für Direktaufträge von bis zu 15.000 Euro (netto). Für die übrige Projektlaufzeit bleibt es bei den in Ihrem Weiterleitungsvertrag vereinbarten Wertgrenzen.

In der Praxis bedeutet dies, dass für alle Direktaufträge, die Sie in Ihrem FEB-Projekt vergeben möchten, von den angehobenen Wertgrenzen Gebrauch machen können.

Natürlich gelten weiterhin die Grundsätze der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit. Dazu muss vor der Erteilung eines Direktauftrags eine Preiserkundung durchgeführt werden, beispielsweise in Form einer Marktrecherche im Internet oder per Telefon. Um dies zu belegen, sollten die Recherche und der Preisvergleich unter Berücksichtigung mehrerer (mindestens drei) Anbieter durch Ausdrucke, Notizen oder Ablage Korrespondenz dokumentiert werden. Eine Dokumentation der Preiserkundung ist bei Direktaufträgen erst ab 500 Euro (netto) erforderlich. Außerdem sollte zwischen beauftragten Unternehmen gewechselt werden.

Eine Änderung Ihres bestehenden Weiterleitungsvertrags oder das Einholen projektspezifischer Genehmigungen bei uns ist nicht notwendig, um von den erhöhten Wertgrenzen Gebrauch machen zu können.

Bei der Erstellung von Publikationen sind die Grundsätze für Entwicklungspolitische Bildungsarbeit, wie sie in „Entwicklungspolitische Informations- und Bildungsarbeit" des BMZ, Abschnitt 2 bis 4, festgeschrieben wurden, besonders zu beachten. Ein Belegexemplar des Druckerzeugnisses ist zusammen mit dem Verwendungsnachweis in der Förderprojektsoftware hochzuladen.

Auf die Förderung der Maßnahme(n) durch Engagement Global und das BMZ ist in allen Druckerzeugnissen (einschließlich Programmhefte, Flyer, Plakatwände, Transparente) und audiovisuellen Medien sowie Webseiten, die im Zusammenhang mit dem Projekt erstellt werden, mit einem Standardsatz hinzuweisen.

Es gilt folgenden Förderhinweis zu platzieren:

„Gefördert durch ENGAGEMENT GLOBAL mit Mitteln des (Logo BMZ)“

Werden im Rahmen des Projekts Publikationen erstellt, muss im Impressum der Veröffentlichung der Förderhinweis um die jeweilige Erklärung erweitert werden:

„Für den Inhalt dieser Publikation ist allein [Name des Zuwendungsempfängers] verantwortlich; die hier dargestellten Positionen geben nicht den Standpunkt von Engagement Global gGmbH und dem Bundesministerium für wirtschaftliche Zusammenarbeit und Entwicklung wieder.“

Wenn es im Projektverlauf zu maßgeblichen und dauerhaften inhaltlichen beziehungsweise finanziellen Änderungen kommt, müssen diese mitgeteilt und beantragt werden.

Wir bitten Sie, die geplanten Änderungen über die Förderprojektsoftware zu Ihrem Projekt unter „weitere Anträge“ zu beantragen.

Der Zuwendungsempfänger sollte einen Änderungsantrag „Mitteilung gemäß Weiterleitungsvertrag“ einreichen, wenn

• die Gemeinnützigkeit des Weiterleitungsempfängers sich ändert oder wegfällt.
• die angeforderten oder ausgezahlten Beträge nicht innerhalb von sechs Wochen verbraucht werden.
• zu inventarisierende Gegenstände innerhalb der zeitlichen Bindung nicht mehr verwendet werden.
• ein Insolvenzverfahren über sein Vermögen beantragt oder eröffnet wird.
• die Projektansprechperson sich ändert (bitte in der Förderprojektsoftware aktualisieren).
• Projektunterlagen für das Projekt nachträglich eingereicht werden sollen.
• sonstige Mitteilungen.

Insbesondere ist der Zuwendungsempfänger verpflichtet, einen Änderungsantrag „Inhaltliche und finanzielle Änderungen“ einzureichen, wenn

• sich der Verwendungszweck ändert. Dies ist zum Beispiel bei zusätzlichen oder wegfallenden Projektaktivitäten der Fall.
• sonstige für den Vertrag über die Zuwendung maßgebliche Umstände sich ändern oder wegfallen, insbesondere wenn das Projekt in seiner Grundstruktur oder Zielsetzung verändert werden soll.
• sich die Laufzeit ändert.
• sich herausstellt, dass der Vertragszweck nicht oder nicht mehr mit der bewilligten Zuwendung zu erreichen ist.
• Zuwendungsmittel nicht verbraucht werden.
• sich die veranschlagten Gesamtausgaben für den Vertragszweck reduzieren, sich die Deckungsmittel (Dritt- oder Eigenmittel) erhöhen/reduzieren oder neue Deckungsmittel hinzutreten.

Einzelansätze, z.B. Personal- und Honorarausgaben, Reisekosten, Sachausgaben, dürfen um bis zu 20 Prozent (bezogen auf die Gesamtprojektlaufzeit) überschritten werden, soweit die Überschreitung durch entsprechende Einsparungen bei anderen Einzelansätzen ausgeglichen werden kann. Alle sonstigen Abweichungen vom Finanzierungsplan, wie beabsichtigte neu hinzukommende Ausgabepositionen, komplett wegfallende Einzelansätze sowie neu hinzukommende Einzelansätze, bedürfen der Zustimmung des Zuwendungsgebers. Dies betrifft auch eine im Projektverlauf geplante Erweiterung von Honorarverträgen und/oder der bewilligten Personalstellen (zum Beispiel Erhöhung des Stellenumfangs, Verlängerung der Vertragslaufzeit, neue Honorar- und Personalstellen).

Im Einzelfall werden FEB-Fördermittel nicht vollständig in einem Projekt genutzt und fließen an das FEB-Programm zurück. Diese Restmittel können bei Bedarf in anderen laufenden Projekten zusätzlich eingesetzt werden. Bitte wenden Sie sich auch in diesen Fällen an Ihre zuständige FEB-Ansprechperson, um die Möglichkeit einer Aufstockung zu besprechen.

Bitte denken Sie daran, uns möglichst frühzeitig aber spätestens bis zum 31. Oktober eines Haushaltsjahres vertragsrelevante Änderungen über die Förderprojektsoftware mitzuteilen.

Wenn Sie Fragen zu den jeweiligen Projektänderungen haben, wenden Sie sich bitte über die Nachrichtenfunktion in der Förderprojektsoftware an Ihre zuständige FEB-Ansprechperson. Wir beraten Sie dabei gerne!

Der Projektträger ist verpflichtet, alle Belege, Verträge und sonstige mit der Förderung zusammenhängende Unterlagen im Original mindestens fünf Jahre lang ab Vorlage des Verwendungsnachweises aufzubewahren und auf Anforderung Engagement Global, dem BMZ und dem Bundesrechnungshof vorzulegen.