Zwischennachweis
Ein Zwischennachweis ist bei mehrjährigen Projekten jeweils nach Abschluss eines Haushaltsjahres bis zum 31. März des darauffolgenden Kalenderjahres über die Förderprojektsoftware einzureichen. Für Projekte, deren Laufzeit am 1. Januar 2023 oder später begann, ist der Zwischennachweis jeweils bis zum 28. Februar des darauffolgenden Kalenderjahres einzureichen. Die genauen Fristen entnehmen Sie bitte Ihrem Weiterleitungsvertrag.
Zur Förderprojektsoftware
Fristverlängerungen für die Einreichung von Nachweisen können in der Regel nicht ermöglicht werden. Bitte beachten Sie die im Downloadbereich zusätzlich zur Verfügung gestellte Hilfestellung Zwischennachweis.
Anlagen
Bei geschlossenen Veranstaltungen sind Teilnehmendenlisten zu erstellen und von den Teilnehmenden zu unterzeichnen. Die Listen sind zusammen mit den Projektunterlagen aufzubewahren. Sie werden nicht mit dem Nachweis eingereicht, müssen aber auf Nachfrage vorgelegt werden. Es werden grundsätzlich nur Informations- und Bildungsveranstaltungen mit einer Teilnehmendenzahl von mindestens 15 Personen gefördert. Bei Veranstaltungen mit Kindern (Vorschulalter) oder mit Schulklassen reichen Bestätigungen der Lehrkraft oder einer vergleichbaren Ansprechperson mit Angabe des Datums der Veranstaltung sowie der Schülerzahl aus.
Verwendungsnachweis
Nach Abschluss des Projekts müssen die vertraglich vereinbarte Verwendung der Mittel und Projektinhalte nachgewiesen werden.
Für Projekte, die vor dem 31. Dezember 2022 gestartet sind, ist ein Verwendungsnachweis bis spätestens 3 Monate nach Ende des Förderzeitraums über die Förderprojektsoftware einzureichen. Für Projekte, die zum 1. Januar 2023 oder später gestartet sind, ist der Verwendungsnachweis spätestens vier Monate nach Ende des Förderzeitraums einzureichen. Fristverlängerungen für die Einreichung von Nachweisen können in der Regel nicht ermöglicht werden.
Der Verwendungsnachweis besteht aus Sachbericht und zahlenmäßigem Nachweis.
Zusätzlich sind eine Belegliste (Link im Downloadbereich) sowie etwaige Programme (digital oder in Papierform) der durchgeführten Veranstaltungen, hochzuladen. Bei geschlossenen Veranstaltungen sind Teilnehmendenlisten zu erstellen und von den Teilnehmenden zu unterzeichnen. Die Teilnehmendenlisten müssen nur auf Nachfrage beim FEB eingereicht werden. Bitte beachten Sie die im Downloadbereich zusätzlich zur Verfügung gestellte Hilfestellung Verwendungsnachweis.
Abgabefrist Verwendungsnachweis
Drei Monate nach dem vertraglich festgehaltenen Ende des Förderzeitraums.
Für Verträge ab 2023: vier Monate nach dem vertraglich festgehaltenen Ende des Förderzeitraums.
Fristverlängerungen für die Einreichung von Nachweisen können in der Regel nicht ermöglicht werden. Die Fristen für laufende Weiterleitungsverträge werden nicht geändert.
Anlagen Verwendungsnachweis
Bei geschlossenen Veranstaltungen sind Teilnehmendenlisten zu erstellen und von den Teilnehmenden zu unterzeichnen. Die Listen sind den Abrechnungsunterlagen des Zuwendungsempfängers beizufügen. Belegexemplare von im Rahmen des Projektes erstellten Druckerzeugnissen müssen mit dem Verwendungsnachweis in der Förderprojektsoftware hochgeladen werden. Sie müssen nicht in Papierform vorliegen.
Vertiefte Nachweisprüfung und Aufbewahrungsfristen
Durch Engagement Global werden regelmäßig Projekte (in Form von Stichproben) ausgewählt und einer vertieften Prüfung der Mittelverwendung unterzogen. Ebenso werden Verwendungsnachweise von Erstempfängern vertieft geprüft. Dabei erfolgt unter anderem eine Prüfung der Originalbelege; diese werden entweder angefordert oder vor Ort beim Projektträger geprüft.
Der Zuschussempfänger ist verpflichtet, alle Belege, Verträge und sonstige mit der Förderung zusammenhängende Unterlagen im Original mindestens fünf Jahre lang ab Vorlage des Verwendungsnachweises aufzubewahren und auf Anforderung Engagement Global, dem BMZ und dem Bundesrechnungshof vorzulegen. Die Unterlagen müssen so aufbereitet sein, dass die Abrechnung für Externe nachvollziehbar ist.
Um sicherzustellen, dass Kassenzettel auf Thermopapier dauerhaft lesbar sind, sollten sie auf normales Papier kopiert werden. Das Original muss mit der Kopie aufbewahrt werden.
Abrechnungszeitraum
Der Abrechnungszeitraum ist grundsätzlich analog zum Förderzeitraum. Alle zum Projekt gehörenden Leistungen müssen innerhalb des Förderzeitraums erbracht und abgerechnet werden.
Im Antrag ist bei der Festlegung des Projektzeitraums darauf zu achten, gegebenenfalls einen vorzeitigen Maßnahmenbeginn zu beantragen. Wird kein vorzeitiger Maßnahmenbeginn beantragt, gilt das Datum der Vertragsausstellung als Beginn des Förderzeitraums. Berücksichtigen Sie bei Ihrer zeitlichen Planung auch die Nachbereitungszeit, die für das Projekt erforderlich ist, und wählen Sie das Projektende entsprechend.
Ausgaben und Einnahmen
Im zahlenmäßigen Nachweis und in der Belegliste werden nicht nur die zuwendungsfähigen Ausgaben, sondern alle tatsächlich angefallenen Projektausgaben aufgeführt. Es ist ferner darauf zu achten, dass in der Belegliste alle Einnahmen und Ausgaben einzeln aufgeführt und keine Ausgabenpositionen zusammengefasst werden.
Der Verwendungsnachweis kann ausschließlich über die Förderprojektsoftware erstellt und eingereicht werden. Zudem ist die zum Download bereitgestellte Belegliste zu verwenden.
Belege für den Nachweis von Einnahmen und Ausgaben
Einnahmen: Einnahmen aus Drittmitteln sind mittels Bewilligungsbescheid (oder ähnlichem) mit Zahlungsnachweis zu belegen. Eigenmittel werden per Eigenbeleg nachgewiesen.
Ausgaben: Der Nachweis erfolgt durch alle eine Zahlung begründenden Unterlagen (zum Beispiel Mietverträge, Leasingverträge, Honorarverträge, Rechnungen) und einen Zahlungsnachweis (Kontoauszug oder Quittung bei Barzahlung).
Personalausgaben: Die Personalausgaben sind durch Vorlage des Arbeitsvertrages und der Lohn- beziehungsweise Gehaltsrechnung nachzuweisen. Wenn angestelltes Personal anteilig im Rahmen eines Projekts tätig wird, sollte mit der betreffenden Person eine Zusatzvereinbarung zum bestehenden Arbeitsvertrag abgeschlossen werden, um die anteilige Tätigkeit nachzuweisen.
Sollten die Originalbelege seitens des Zuwendungsgebers angefordert werden, müssen Belegliste und Belege identisch nummeriert sein, anteilige Ausgaben sind entsprechend auszuweisen. Alle Originalbelege, insbesondere zahlungsbegründende Unterlagen/Rechnungen, müssen ein eindeutiges und dauerhaft angebrachtes Zuordnungsmerkmal zu dem geförderten Projekt enthalten. Genannt werden sollte mindestens die Projektnummer, auch die laufende Nummer der Belegliste ist zusätzlich empfehlenswert.
Eigenbelege
Eigenbelege werden in folgenden Fällen erstellt:
- Bei anteiligen Verwaltungskosten: Der Eigenbeleg für die Verwaltungskosten muss den prozentualen Anteil der abgerechneten zuwendungsfähigen Ausgaben, den Betrag, den Projektzeitraum, das FEB-Aktenzeichen, die laufende Belegnummer und den Projektnamen beinhalten. Zusätzlich muss vom Projektträger bestätigt werden, dass die veranschlagten Verwaltungskosten für das Projekt tatsächlich angefallen sind, sachgerecht ermittelt wurden und angemessen sind.
- Bei anteiliger Abrechnung (zum Beispiel Gehaltsanteil) als Zusatz zur Originalkopie der Lohn- oder Gehaltsrechnung. Der Anteil der Ausgaben muss auf dem Eigenbeleg mit Berechnungsgrundlage und konkretem Projektbezug erläutert werden.
Die Eigenbelege sollten auf dem Geschäftspapier des Zuwendungsempfängers erstellt werden und müssen eine laufende Belegnummer, Datum, Betrag, FEB-Aktenzeichen, Beleggrund und gegebenenfalls den Dienstleister (wenn möglich mit Steuernummer) enthalten.
Weitere Informationen zum Thema enthält das „Merkblatt Belege“.
Zum „Merkblatt Belege“
Rechnungen
Rechnungen enthalten folgende Angaben:
- Name und Anschrift des Rechnungsstellers
- Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des leistenden Unternehmers
- Name und Anschrift des Leistungsempfängers
- Ausstellungsdatum der Rechnung
- Rechnungsnummer
- Zeitpunkt der Lieferung beziehungsweise Leistung
- Menge und Art der Lieferung beziehungsweise Umfang und Art der Leistung
- Netto-Entgelt (gegebenenfalls nach Steuersätzen aufgeschlüsselt) oder – wenn der Aussteller nicht umsatzsteuerpflichtig ist – Brutto-Entgelt
- Umsatzsteuersatz (7 oder 19 Prozent Umsatzsteuer) beziehungsweise Hinweis auf eine Umsatzsteuerbefreiung
- Umsatzsteuerbetrag (wenn kein Hinweis auf Umsatzsteuerbefreiung vorhanden ist)
Unterkunft und Verpflegung
Aus den Rechnungen für Unterkunft und Verpflegung müssen die Anzahl der Personen, Preis und Leistung pro Person, Leistungszeitraum und Mehrwertsteuer erkenntlich sein. Für die Abrechnung von Ausgaben für Unterkunft und Verpflegung sind die Bestimmungen des Bundesreisekostengesetztes (BRKG) anzuwenden. Dabei ist zu beachten, dass an Teilnehmer und Teilnehmerinnen von Veranstaltungen keine Tagegelder und Übernachtungspauschalen ausgezahlt werden können.
Fahrtkosten
Für die Abrechnung von Fahrtkosten sind die Bestimmungen des aktuellen Bundesreisekostengesetzes (BRKG) mit folgender Einschränkung anzuwenden:
- Bei Benutzung eines Kraftfahrzeuges wird eine pauschale Entschädigung („Kleine Wegstreckenentschädigung“) nach den Bestimmungen des BRKG gezahlt (zurzeit 0,20 Euro je Kilometer, höchstens jedoch 130 Euro für die Hin- und Rückfahrt).
- Die Fahrtkostenabrechnung muss den Namen des Reisenden, das Reiseziel, den Reisebeginn, das Reiseende und den projektbezogenen Reiseanlass beinhalten.
- Honorare und Fahrtkosten müssen getrennt abgerechnet werden.
Nach BRKG sind auch Reisekosten erstattungsfähig, die durch umweltverträgliches und nachhaltiges Reisen entstehen, zum Beispiel die Beanspruchung umweltverträglicher und nachhaltiger Reisemittel (Nutzung der Bahn, Übernachtung in umweltfreundlichen Hotels).
Honorare/Honorarrechnungen
Für Projekte mit Projektstart ab Mai 2024 sind Honorare nach den Grundsätzen der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit im Wettbewerb zu vergeben.
Honorare bis zu 1.000€ können ohne ein aufwendiges Vergabeverfahren direkt beauftragt werden. Für Honorare ab 500 € bis zu 1.000€ (ohne Umsatzsteuer) ist die Preiserkundung zu dokumentieren (z.B. durch Telefonnotiz oder Internetrecherche-Ausdrucke). Bei höheren Beträgen müssen mehrere Angebote eingeholt werden, um Transparenz und faire Wettbewerbsbedingungen zu ermöglichen. Die Details der Vergabeverfahren richten sich nach der Höhe der Förderung und können im Weiterleitungsvertrag unter „Vergabe von Aufträgen“ nachgelesen werden.
Eine Vorlage zu Honorarrechnungen finden Sie unter Projektdurchführung.
Zur Vorlage
Für die Abrechnung von Honoraren sind die Bestimmungen entsprechend des Weiterleitungsvertrags anzuwenden. Für Projekte mit Start ab Mai 2024 werden Honorare im Wettbewerb nach den gültigen Vergaberegelungen vergeben. Den Projektunterlagen sollten stets die betreffenden Honorarverträge und die zugehörigen Honorarrechnungen beigelegt werden.
Honorarrechnungen
Honorarrechnungen müssen eine Rechnungsnummer, Beschreibung der Tätigkeit (Thema, Ort, Zeitraum), Angaben zu dem Vertragspartner, Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer enthalten. Die Umsatzsteuer muss ausgewiesen sein oder ein Hinweis auf eine Umsatzsteuerbefreiung vorliegen. Eine Mustervorlage für eine Honorarrechnung finden Sie als Download unter „Projektdurchführung".
Zur Projektdurchführung
Der Vertrag mit dem Honorarnehmer, die Rechnung oder der Zahlungsnachweis müssen bei den Abrechnungsunterlagen des Projektträgers vorhanden und gegebenenfalls einsehbar sein.
Anteilige Verwaltungskosten
Für die Verwaltungskosten gilt der im Vertrag zugrunde liegende Ausgaben- und Einnahmenplan. Der prozentuale Anteil der Verwaltungskosten darf höchstens 10% der zuwendungsfähigen Gesamtausgaben des Projekts betragen.
Skonto
Wenn die Möglichkeit eines Skonto bei einer Rechnung gegeben ist, ist diese wahrzunehmen. Erfolgt dies nicht, so muss der entsprechende Differenzbetrag von den anrechenbaren zuwendungsfähigen Ausgaben abgezogen werden.
Zinsen
Wenn Bundesmittel nicht fristgerecht innerhalb von sechs Wochen nach Abruf verausgabt werden, können Zinsen in der Höhe von fünf Prozentpunkten über dem jeweiligen Basiszinssatz erhoben werden.
Bitte nutzen Sie je nach Projektstart die entsprechende Belegliste. Falls Sie schon zuvor die ältere Version der FEB-Belegliste heruntergeladen und verwendet haben („Belegliste FEB-Projekte“, ohne Versionskennzeichnung) kann diese auch weiterhin eingereicht werden.
Zur Erstellung des Zwischen- oder Verwendungsnachweises benötigen Sie den Zugang zu Ihrem Projekt in der Förderprojektsoftware.