Alle Einnahmen- und Ausgabebelege (Rechnungs- und Zahlungsbelege) müssen die im Geschäftsverkehr üblichen Angaben enthalten, die Ausgabebelege insbesondere den Zahlungsempfänger, Grund und Tag der Zahlung, den Zahlungsbeweis und bei Gegenständen den Verwendungszweck. Belege müssen nicht mit dem Verwendungsnachweis eingereicht werden. Eine Einreichung ist erst nach Aufforderung für eine vertiefte Prüfung erforderlich. Die vertiefte Prüfung des Verwendungsnachweis‘ durch die entsprechende Prüfeinrichtung von Engagement Global findet für Erstempfänger standardmäßig, ansonsten nach Stichprobe statt. Unabhängig davon ist der Zuschussempfänger generell verpflichtet, alle Belege, Verträge und sonstige mit der Förderung zusammenhängende Unterlagen (zum Beispiel Teilnehmerlisten, Vergabevermerke, Tätigkeitsbeschreibungen) im Original mindestens fünf Jahre lang ab Vorlage des Verwendungsnachweises aufzubewahren und auf Anforderung dem Zuschussgeber, dem BMZ und dem Bundesrechnungshof vorzulegen.