Alle Einnahmen- und Ausgabebelege (Rechnungs- und Zahlungsbelege) müssen die im Geschäftsverkehr üblichen Angaben enthalten. Diese umfassen insbesondere den Zahlungsempfänger, den Grund und Tag der Zahlung, den Zahlungsnachweis (Ausdrucke aus Buchungssystemen, Kontoauszüge, Quittungen et cetera) und bei Gegenständen den Verwendungszweck. Außerdem müssen die Belege ein eindeutiges Zuordnungsmerkmal zum Projekt (zum Beispiel die Projektnummer) enthalten. Um sicherzustellen, dass Kassenzettel auf Thermopapier dauerhaft lesbar sind, sollten sie auf normales Papier kopiert werden. Das Original muss mit der Kopie aufbewahrt werden. Die Belege müssen nicht mit dem Verwendungsnachweis eingereicht werden. Eine Einreichung ist erst nach Aufforderung für eine vertiefte Prüfung erforderlich. Unabhängig davon ist der Zuschussempfänger generell verpflichtet, alle Belege, Verträge und sonstige mit der Förderung zusammenhängende Unterlagen (zum Beispiel Teilnehmerlisten, Vergabevermerke, Tätigkeitsbeschreibungen) im Original mindestens fünf Jahre lang ab Vorlage des Verwendungsnachweises aufzubewahren und auf Anforderung dem Zuschussgeber, dem BMZ und dem Bundesrechnungshof vorzulegen.