Projektabschluss und -abrechnung

Drei Monate nach dem vertraglich festgehaltenen Ende des Förderzeitraums.

Für Verträge ab 2023: vier Monate nach dem vertraglich festgehaltenen Ende des Förderzeitraums.

Fristverlängerungen für die Einreichung von Nachweisen können in der Regel nicht ermöglicht werden. Die Fristen für laufende Weiterleitungsverträge werden nicht geändert.

Bei geschlossenen Veranstaltungen sind Teilnehmendenlisten zu erstellen und von den Teilnehmenden zu unterzeichnen. Die Listen sind den Abrechnungsunterlagen des Zuwendungsempfängers beizufügen. Belegexemplare von im Rahmen des Projektes erstellten Druckerzeugnissen müssen mit dem Verwendungsnachweis eingereicht werden. Dabei genügt die digitale Einreichung, die Belegexemplare müssen nicht in Papierform vorliegen.

Der Abrechnungszeitraum ist grundsätzlich analog zum Förderzeitraum. Alle zum Projekt gehörenden Leistungen müssen innerhalb des Förderzeitraums erbracht und abgerechnet werden.

Im Antrag ist bei der Festlegung des Projektzeitraums darauf zu achten, gegebenenfalls einen vorzeitigen Projektbeginn zu beantragen. Wird kein vorzeitiger Projektbeginn beantragt, gilt das Datum der Vertragsausstellung als Beginn des Förderzeitraums. Berücksichtigen Sie bei Ihrer zeitlichen Planung auch die Nachbereitungszeit, die für das Projekt erforderlich ist, und wählen Sie das Projektende entsprechend.

Im zahlenmäßigen Nachweis und in der Belegliste werden nicht nur die zuwendungsfähigen Ausgaben, sondern alle tatsächlich angefallenen Projektausgaben aufgeführt. Es ist ferner darauf zu achten, dass in der Belegliste alle Einnahmen und Ausgaben einzeln aufgeführt und keine Ausgabenpositionen zusammengefasst werden. 

Ausschließlich die zum Download bereit gestellte Belegliste sowie das per E-Mail anzufordernde IT-gestützte Nachweisformular sind für den zahlenmäßigen Nachweis und Soll-ist-Vergleich zu verwenden.

Einnahmen: Einnahmen aus Drittmitteln sind mittels Bewilligungsbescheid (oder ähnlichem) mit Zahlungsnachweis zu belegen. Eigenmittel werden per Eigenbeleg nachgewiesen.

Ausgaben: Der Nachweis erfolgt durch alle eine Zahlung begründenden Unterlagen (zum Beispiel Mietverträge, Leasingverträge, Honorarverträge, Rechnungen) und einen Zahlungsnachweis (Kontoauszug oder Quittung bei Barzahlung).

Personalausgaben: Die Personalausgaben sind durch Vorlage des Arbeitsvertrages und der Lohn- beziehungsweise Gehaltsrechnung nachzuweisen. Wenn angestelltes Personal anteilig im Rahmen eines Projekts tätig wird, sollte mit der betreffenden Person eine Zusatzvereinbarung zum bestehenden Arbeitsvertrag abgeschlossen werden, um die anteilige Tätigkeit nachzuweisen.

Sollten die Originalbelege seitens des Zuwendungsgebers angefordert werden, müssen Belegliste und Belege identisch nummeriert sein, anteilige Ausgaben sind entsprechend auszuweisen. Alle Originalbelege, insbesondere zahlungsbegründende Unterlagen/Rechnungen, müssen ein eindeutiges und dauerhaft angebrachtes Zuordnungsmerkmal zu dem geförderten Projekt enthalten. Genannt werden sollte mindestens die Projektnummer, auch die laufende Nummer der Belegliste ist zusätzlich empfehlenswert.

Eigenbelege werden in folgenden Fällen erstellt:

• Bei anteiligen Verwaltungskosten: Der Eigenbeleg für die Verwaltungskosten muss den prozentualen Anteil der abgerechneten zuwendungsfähigen Ausgaben, den Betrag, den Projektzeitraum, das FEB-Aktenzeichen, die laufende Belegnummer und den Projektnamen beinhalten. Zusätzlich muss vom Projektträger bestätigt werden, dass die veranschlagten Verwaltungskosten für das Projekt tatsächlich angefallen sind, sachgerecht ermittelt wurden und angemessen sind.
• Bei anteiliger Abrechnung (zum Beispiel Gehaltsanteil) als Zusatz zur Originalkopie der Lohn- oder Gehaltsrechnung. Der Anteil der Ausgaben muss auf dem Eigenbeleg mit Berechnungsgrundlage und konkretem Projektbezug erläutert werden.

Die Eigenbelege sollten auf dem Geschäftspapier des Zuwendungsempfängers erstellt werden und müssen eine laufende Belegnummer, Datum, Betrag, FEB-Aktenzeichen, Beleggrund und gegebenenfalls den Dienstleister (wenn möglich mit Steuernummer) enthalten.

Weitere Informationen zum Thema enthält das „Merkblatt Belege“.

Zum „Merkblatt Belege“

Rechnungen enthalten folgende Angaben:

• Name und Anschrift des Rechnungsstellers
• Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des leistenden Unternehmers
• Name und Anschrift des Leistungsempfängers
• Ausstellungsdatum der Rechnung
• Rechnungsnummer
• Zeitpunkt der Lieferung beziehungsweise Leistung
• Menge und Art der Lieferung beziehungsweise Umfang und Art der Leistung
• Netto-Entgelt (gegebenenfalls nach Steuersätzen aufgeschlüsselt) oder – wenn der Aussteller nicht umsatzsteuerpflichtig ist – Brutto-Entgelt
• Umsatzsteuersatz (7 oder 19 Prozent Umsatzsteuer) beziehungsweise Hinweis auf eine Umsatzsteuerbefreiung
• Umsatzsteuerbetrag (wenn kein Hinweis auf Umsatzsteuerbefreiung vorhanden ist)

Aus den Rechnungen für Unterkunft und Verpflegung müssen die Anzahl der Personen, Preis und Leistung pro Person, Leistungszeitraum und Mehrwertsteuer erkenntlich sein. Für die Abrechnung von Ausgaben für Unterkunft und Verpflegung sind die Bestimmungen des Bundesreisekostengesetztes (BRKG) mit der Einschränkung anzuwenden, dass an Teilnehmer und Teilnehmerinnen von Veranstaltungen keine Tagegelder und Übernachtungspauschalen ausgezahlt werden können.

Für die Abrechnung von Fahrtkosten sind die Bestimmungen des aktuellen Bundesreisekostengesetzes (BRKG) mit folgender Einschränkung anzuwenden:

Nach BRKG sind auch Reisekosten erstattungsfähig, die durch umweltverträgliches und nachhaltiges Reisen entstehen, zum Beispiel die Beanspruchung umweltverträglicher und nachhaltiger Reisemittel (Nutzung der Bahn, Übernachtung in umweltfreundlichen Hotels).

Für die Abrechnung von Honoraren sind für Verträge die Bestimmungen entsprechend der Honorarstaffel für Veranstaltungen anzuwenden. Dabei gilt:

• Die Angaben für „Gastdozenten aus der öffentlichen Verwaltung und der Gerichtsbarkeit sowie vergleichbare Angehörige von Wirtschaft und Verbänden“ gelten als Richtwerte. Sofern höhere Sätze angewendet werden, ist den Abrechnungsunterlagen eine entsprechende Erläuterung beizufügen.
• Bei den jeweiligen Honorarsätzen handelt es sich um Brutto-Angabe.

Die Honorarstaffel für Veranstaltungen finden Sie unter Antragstellung

Bei Honoraren ist über die zu erbringende Leistung und die Vergütung (einschließlich eventueller Nebenkosten) mit der Honorarkraft ein schriftlicher Vertrag zu schließen. Dieser Honorarvertrag und die Rechnung sind den Projektabrechnungsunterlagen beizufügen.

Der Vertrag mit dem Honorarnehmer, die Rechnung oder der Zahlungsnachweis müssen bei den Abrechnungsunterlagen des Projektträgers vorhanden und gegebenenfalls einsehbar sein.

Für die Verwaltungskosten gilt der im Vertrag zugrunde liegende Ausgaben- und Einnahmenplan. Der darin festgehaltene prozentuale Anteil der Verwaltungskosten darf grundsätzlich nicht überschritten werden.